在参展前的推广工作中，发送邀请函是核心环节之一。提前 2 个月需分别向老客户、潜在客户及上次参展有联系的目标客户发送邮件邀请函。
邀请函内容应详尽，包含展会名称、展出日期与时间、地点、展厅展位等基本信息。还要介绍展示内容及展位特色，如新产品推广、服务介绍、促销活动等，以及个性化约会安排，如产品展示、问题处理、高层会谈等，并附上联系人信息。
准备邀请函时，要告知展馆展位号及展位效果图，描述展会相关日期、城市、地点及气候温度，附上参展团队照片和成员名。强调展出优势、卖点、样品种类，说明客户来访的理由及能提供的个性化服务、新产品等，同时告知展会现场的优惠活动。
还要告知入住酒店信息，获取客户展会期间联系方式，约定来访或面谈时间。对于老客户和重点客户，要个性化邀请，尽早排上其日程，销售人员至少在参展两周前电话再次邀请并确认。其他目标客户可用直邮信件多次发送，不同时间段邮件内容有所变化，期间至少包含一次平信。
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