在对外贸易中，样品费和快递费用的处理是一个棘手难题，这几乎是每个外贸业务员每天都会面临的状况。不寄样品，许多客户便拒绝进一步商谈，从而可能错失大量潜在合作机会；若免费寄样，虽能让客户一时高兴，但常常样品寄出后便石沉大海，毫无回音，长此以往，老板也会不满。因此，寄样品必须讲究效率和策略。
基于费用高低的应对方案
对于首次合作的客户，双方需要相互配合与理解。根据样品货值大小和运费高低，有以下几种方案：
卖家承担样品费和快递费用：免费寄样大多有去无回，但如果与客户沟通深入、能感受到对方诚意，比如客户多次电话询问产品信息和报价（且样品价值不高）时，可以考虑全免。若仅通过邮件或社交软件沟通，除非跟进很久且有合作意向，否则免费寄样意义不大。
卖家承担样品费，客户承担快递费：当货值不高、样品价值较小（样品费 < 运费）时，可以免样品费，但运费需客户支付。若客户连这点运费都不愿出，合作诚意便值得怀疑。可告知客户下单后从订单费用中扣除快递费。
客户承担样品费和快递费用：当货值高、运费贵时，告知客户样品价值大、运费高，希望其承担费用。
客户承担样品费，卖家承担快递费用：当样品价值较高（样品费 > 运费）时，一般不免费寄样，但可考虑付运费，这既能保障公司利益，又体现服务态度。若客户不愿承担样品费，可尝试用价值说服或运费返回的方式测试其合作诚意。
依据目标客户分类的处理方案
针对新客户：一是评估客户情况和预期订单数量，若费用不高可自行承担，若无法负担则与客户商量分担；二是制定硬性样品政策，收取快递或样品费用，但承诺下单时从货款中扣除。
针对老客户、重要客户：若样品费金额不大，供应商承担；若费用高，可与客户商量，要求其承担部分或全部样品费，并注明下单时是否退还或订单达到一定数量时全额退还。
针对有特殊要求、定做样品的客户：客户需承担样品费、快递费以及因定做产生的制版费、操作费、包装费等杂费。
在外贸业务中，合理处理样品费和快递费是成功获取订单的关键环节之一。只有灵活运用策略，才能在保障自身利益的同时，赢得客户信任，促进合作顺利开展。
