在跟进客户时，邮件确实是一个不错的方法，给客户发邮件对客户来说是一种最低程度的打扰，但是邮件也有一些限制，比如无法即时沟通，有时候一个问题需要发好几封邮件，效率较低。而电话则可以有效地提高沟通效率，通过即时沟通快速而直接地解决问题。当然，有些问题也不是一通电话就能解决的，还需要具体情况具体分析。
有些外贸员借口自己的口语不好而拒绝给客户打电话，其实，现在网络科技十分发达，即使不打电话，利用网络进行视频通话、语音通话等也十分方便。而且，如果你觉得自己的口语不好，也可以借助翻译软件,所以，这并不能成为外贸员拒绝给客户打电话的理由。
那么，给客户打电话要注意些什么呢?怎么跟客户沟通才不会让客户反感呢?
一般来说，给客户打电话需要注意以下几点。
1、简短的自我介绍
给客户打电话，外贸员首先要简单地问候下，并做下自我介绍，而不是直接说明自己的来意，以免让客户觉得突兀。
在进行自我介绍时，需要说明自己的名字和公司名，以便客户对号入座。比如:“Excuse me, this is x x company, this is xx."
如果你的公司名太长，你也可以用简称，如果你的公司没有给客户留下深刻的印象，在自我介绍时，你也可以说明自己是xx公司(xx是客户比较熟悉的公司或者是行业内的前几名公司)的同行，这样客户就会很容易记住你。
2、询问客户是否方便
外贸员给客户打电话时，客户很可能在忙其他的事情，无暇顾及跟你讲电话。所以，出于礼貌，也出于不让对方反感，外贸员在打电话之前先跟客户沟通一下，找一个客户方便的时间会比较好。但是当客户一直不回复时，外贸员也不应该一直无限期地等下去。
当客户接通电话，外贸员在做完简短的自我介绍后，就可以询问客户是否方便讲电话，如果不方便，在两小时后或者什么时间方便等。如果客户的态度非常强硬，不愿意跟你谈，那么这个客户基本上就可以放弃了。
3、设计好谈话主题
给客户打电话的目的是要推进订单，或者推进谈判，而不是要与客户唠家常，所以，在打电话前，外贸员应该设计好谈话的主题，明确自己此次打电话的目的，知道自己要解决哪些问题，获取哪些答案。
外贸员可以将自己想要问的内容列在一张纸上，以便提示自己不跑题，也不会被客户带跑。而且，当外贸员不知道要谈什么的时候，这张纸也可以提供一个思路。
外贸员设计的谈话主题最好是客户感兴趣的，想要探讨和了解的。这样客户也会更愿意与你继续交谈下去。
4、为下次谈话做铺垫
要想拿下订单，只靠一两封邮件、一两通电话是行不通的，成单需要一系列的跟进过程，电话跟进也不应该只有一次。在每一次打电话讲完谈话主题后，如果还有什么没有解决的问题，外贸员就可以以此为契机，与客户商量下一次的沟通时间，以便解决这些问题。如果双方聊得都很好，那么外贸员就可以提出另外一个主题，与客户约定下一次沟通。
打电话来跟进客户，是为了提高你的工作效率，而不是让你与客户谈天说地，聊一些没有意义的话，即使你有时间，客户也未必有这个闲心。所以，聊有用的话题，将每次电话沟通的目的和主题都确定好，这才是一个专业外贸员应该做的事情。
