四象限分析法实际上已经是一套非常成熟的制定目标的工具，但对于长期的时间管理而言，重点不仅在于如何制定工作流程，更重要的是将计划长期执行下去，并在执行的过程中不断磨合不断改进，最终形成适合自己团队的一套工作模式。
事实上单纯的时间管理并不存在，只有在与具体工作相结合，并且得到积极的反馈的情况下，团队才可以不断提升效率。这时，管理者就需要使用一些特定的管理工具,来帮助自己更好地追踪实际工作情况。
首先是番茄钟。当前有很多基于番茄工作法的软件，都可以帮助运营者在初期逐步树立时间管理的观念。番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法，选择一个待完成的任务，设定一个番茄时间(一般为25分钟 )在番时间内专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄钟响起，在纸上画一个记号，记录下来;然后设定一个番茄休息时间(一般为5分钟 )，短暂休息一下。使用软件不仅可以提高注意力，还可以帮助运营者统计每天的时间花费。这样经过1周的追踪后，就可以对比整体的工作时间和任务完成情况。
从单独的任务角度来看，该方法也可以判断出自己在哪些环节的效率不高。比如周一104分钟上架2个，周三301分钟上架5个，这就证明周三虽然投入了更多的时间但效率并没有提升。这时，运营者就可以有意识地提升周三上架时的效率，或者适当缩减周三在产品上架上的时间。
通过分析每周的工作效果可以看到在周三、周六优化产品的效率较高，而在周一周六上架的效率较高。连续追踪2~3周之后，就可以看出自已在精力上的分配是否合理如果在周六上架和优化的产品流量效果好，就可以适当增加周六的工作量，减少周二周四低效率时间段的工作量。
其次是石墨文档，它可以做到多人在线协作编辑文档，与 Excel匹配度较高，最大的好处是避免表格文档的反复传送与汇总。它在很多时候可以代替内部表格汇总等重复性较高，且费时费力的工作，从而节约时间，提升效率。与其说是进行时间管理，不如说是用来团队协同，因为在很多场景下，提升沟通效率也可以达到时间管理的效果。
在实际的工作场景中，石墨文档可以用来上传跟进每日工作进度，以及重点项目的实时跟进。当团队内多个店铺同时推一个款时，就可以使用石墨文档，每天统计各链接的流量、订单、关键词排名等信息，实现内部资源共享。这样在面临外部竞争时，店群的优势也能更好地发挥出来，从而避免陷入无意义的内部竞争中。
