邮件包括收件人、邮件主题、邮件文本和发件人。那怎么样的邮件才算是优质的外贸邮件呢?

1、选择并确定收件人和收件人的电子邮件地址。选择包括买家公司的选择和收件人的选择。


首先,选择与公司产品、价格或规模相匹配的公司进行开发,对选择开发的买家进行基本的背景调查和简单的肖像。


其次,在选择收件人电子邮件时,选择公司高级领导或采购经理的电子邮件,回复率较高,决策权较大,可以快速促进合作进展;如果找不到合适的收件人,可以在电子邮件中添加“请转发给采购经理”这种句子提高了领导回复邮件的概率;


此外,建议不要群发公司。群发容易触发SPAM,导致电子邮件直接拦截或直接进入垃圾邮准确开发,提高邮件质量和回复率。


2、电子邮件的主题非常重要。它可以决定买家是否打开电子邮件,并在买家搜索过去的电子邮件时增加被看到的机会。对于第一次联系的买家,卖家可以使用买家的产品或公司名称,加上他们自己的产品和服务,这样卖家就可以一目了然。此外,增加电子邮件主题“Re”“Fw”读过的字样也会提高邮件的打开率。


3、电子邮件的文本应该简明扼要。尽量使用准确、简洁的语言来完整、全面地介绍卖家的目的、产品或服务。可分为三个部分:第一部分开头的问候和信函目的;第二部分的核心内容能给买家带来什么价值;第三部分是视频会议还是添加联系方式。


4、写电子邮件时,格式应采用英文电子邮件格式。建议使用统一的英文字体,大小相同,关键内容可以通过背景色突出;常用的英文字体有TimeNewRoman,Calibri,Arial,ConturyGothic,ComicSansMS,Lucida Hand writing等等;符号使用英文符号,不建议大量使用感叹号强调说明,有时会让买家反感;回复邮件时,尽量用简单具体的词语回答买家的问题,避免使用模糊的词语,做到有问有答,展现专业精神。


5、不同的人对是否在电子邮件中添加图片有不同的看法。插入图片有非常直观的效果,买家一打开就可以看到,以提高他们对产品的兴趣,但也很有可能被用作垃圾邮件。卖家可以根据具体情况选择是插入图片还是添加附件。


6、发邮件箱是一个容易被忽视但非常重要的部分。当买家收到电子邮件时,如果电子邮件是gmail等,买家可能无法直接获得信息公司的名称和其他信息,因此使用企业电子邮件是首选。如果卖家选择其他电子邮件,设置名称,除了使用自己的名称外,建议还添加公司名称等内容,可以提高买家对电子邮件的关注,不会认为是没有公司的群发钓鱼电子邮件。

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