邮件包括收件人、邮件主题、邮件文本和发件人。那怎么样的邮件才算是优质的外贸邮件呢？
1、选择并确定收件人和收件人的电子邮件地址。选择包括买家公司的选择和收件人的选择。
首先，选择与公司产品、价格或规模相匹配的公司进行开发，对选择开发的买家进行基本的背景调查和简单的肖像。
其次，在选择收件人电子邮件时，选择公司高级领导或采购经理的电子邮件，回复率较高，决策权较大，可以快速促进合作进展；如果找不到合适的收件人，可以在电子邮件中添加“请转发给采购经理”这种句子提高了领导回复邮件的概率；
此外，建议不要群发公司。群发容易触发SPAM，导致电子邮件直接拦截或直接进入垃圾邮准确开发，提高邮件质量和回复率。
2、电子邮件的主题非常重要。它可以决定买家是否打开电子邮件，并在买家搜索过去的电子邮件时增加被看到的机会。对于第一次联系的买家，卖家可以使用买家的产品或公司名称，加上他们自己的产品和服务，这样卖家就可以一目了然。此外，增加电子邮件主题“Re”“Fw”读过的字样也会提高邮件的打开率。
3、电子邮件的文本应该简明扼要。尽量使用准确、简洁的语言来完整、全面地介绍卖家的目的、产品或服务。可分为三个部分：第一部分开头的问候和信函目的；第二部分的核心内容能给买家带来什么价值；第三部分是视频会议还是添加联系方式。
4、写电子邮件时，格式应采用英文电子邮件格式。建议使用统一的英文字体，大小相同，关键内容可以通过背景色突出；常用的英文字体有TimeNewRoman，Calibri，Arial，ConturyGothic，ComicSansMS，Lucida Hand writing等等；符号使用英文符号，不建议大量使用感叹号强调说明，有时会让买家反感；回复邮件时，尽量用简单具体的词语回答买家的问题，避免使用模糊的词语，做到有问有答，展现专业精神。
5、不同的人对是否在电子邮件中添加图片有不同的看法。插入图片有非常直观的效果，买家一打开就可以看到，以提高他们对产品的兴趣，但也很有可能被用作垃圾邮件。卖家可以根据具体情况选择是插入图片还是添加附件。
6、发邮件箱是一个容易被忽视但非常重要的部分。当买家收到电子邮件时，如果电子邮件是gmail等，买家可能无法直接获得信息公司的名称和其他信息，因此使用企业电子邮件是首选。如果卖家选择其他电子邮件，设置名称，除了使用自己的名称外，建议还添加公司名称等内容，可以提高买家对电子邮件的关注，不会认为是没有公司的群发钓鱼电子邮件。
