沟通中了解客户的背景信息有助于评估和筛选客户。
1)采购背景
该客户是否有采购权
客户职位和采购角色如何
影响采购的关键要素是什么
首次采购或补充采购的预算和采购量
客户目前的采购到了哪个阶段
客户与我们的匹配度、吻合度
了解客户的采购用途，是自己用还是为上下游客户采购
客户的迫切度如何
会谈的气氛如何，客户有没有提到同行
2)分辨采购决策者和影响者
我们参展的一个重要目的，就是通过展会直接与买家进行面对面的交流。但即使是专业展会，前来参展的客户所涵盖的范围也相当广泛。有时候，一些买家在展会上没有权力签订合同或确定价格和订货数量。但是这并不意味着他们对你的产品没有兴趣，只是这个人可能不是决策人。但可能是决策的影响者，所以供应商向来访买家问问题就显得尤为重要，比如您是谁？是什么职务？是总裁，是设计人员、采购人员、生产部人员还是负责收集市场信息的情报人员？当了解到对方的职位后供应商应调整产品/公司介绍重点，以满足这个职位买家的需求。
如果来的是一个公司的采购经理，供应商同样需要请出资深的人员来接待这位客户，因为他有权决定采购与否，是决策者。对于技术人员来说，他最想了解的是最新产品的研发进度和价位；对采购人员来说，寻找产品供应商是他们的最大目的；而对情报人员来说，目的则是收集最新的研发方案、产品性能等信息，在此之上作比较分析，帮助企业进行生产研发。
由于不同客户的关注重点不同，应针对不同客户的咨询派出合适的人员与其沟通，针对不同的职位买家要做好个性化的销售简报，将能更好地解决客户提出的问题，提高他们的满意度。同时，企业必须事先做好充足的准备，比如产品资料、产品报价单、沟通者的名片、技术人员等。这是针对不同的买家组合做出的最好接待方案。所以，清楚地分辨采购决策者和影响者将为你在展中或展后签约提供有效的途径。
下面这些买家职位将帮助我们明白他们对我们产品和服务的兴趣点：
影响者——采购主要得益人，能影响采购决策。83%的观众有影响其公司的采购决定或是向采购部门推荐的能力。因此，需要特别重视这些影响者。
决策者——采购决策者，有权决定采购与否，职位较高。
买手——采购代理，注重运作和支付手段。
技术人员——把关技术，注重产品特点、功效。
设计人员——注重设计、外观、包装。
终端用户——使用者，注重操作便捷。
把关人——秘书、行政、助理。
决策团队——决定某项目的团队，关注整体投资回报率，关注战略性的东西。他们很多是来找战略性伙伴的，并非为了1~2个柜来的。
顾问——给行业客户提供产品和服务的建议人。主动邀请这些人访问你的工厂。
3)留意沟通中的表达方式
展会中与潜在客户沟通时，从他们的口语表达中也能判断和评估客户对我们的产品和服务是有了解的愿望、感兴趣、想要、有需求还是迫切需求，以决定我们接待客户优先等级及所花费的时间。关注潜在客户的下列表达将有效地提升你的沟通质量。
Wish——只是有了解的想法、愿望，不会立即行动。
Interest——有兴趣，较中性，要与不要都无所谓，愿望不强。但比Wish 好些。
Want——想要，目前正在计划采购。
Need——有需求，目前正缺少或需求这样的产品、服务。
Desire——迫切需求你的产品和服务。
4)关注与客户的匹配度
谁是我们的客户？是大客户还是小客户，是紧迫的客户还是重要的客户？
我们的销售对象不是所有人，进入我们展位的参观者并不都是我们的客户或与我们匹配的客户。有的确实是好客户，有行业知名度、市场吻合度高、采购量大、产品讲究标准、讲游戏规则、订单有利润、付款条件可靠等。这时我们首先要考虑的是和该客户的匹配度，我们的规模如何，生产产品的能力如何，产品有没有认证，品质是否稳定，成本控制如何，交货期能否保证，外销团队沟通能力如何。我们很多参展企业忽略了这一环节，片面地追求大客户，结果是竹篮打水一场空。
