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做外贸业务，报价是和客户对接的关键一步，很多业务员常会卡在报价单发送、定价不合理、报价后不会跟进这些问题上。不少人习惯直接发 Word 或 Excel 版报价单，很容易被国外企业邮箱拦截屏蔽；新手还容易被客户一句价格高就随意降价，白白丢了主动权。其实只要掌握报价单格式选择、合理定价原则和报价后的跟进留底方法，就能把外贸报价流程做规范，提高客户成交概率。

一：如何制作报价单

在制作报价单时一定要考虑发给客户的文档是怎样的格式，有的人习惯在邮件中附上Excel或Word文档的报价单，结果发出之后常常没有客户的回音。

这是由于有不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分公司的邮件系统都采用了垃圾邮件过滤，只要是邮件中出现Excel和Word文档附件，就统统删除。而解决这个问题最好的办法就是把文件制作成pdf文档。pdf文档是世界上最流行的文档之一，目前还没有病毒能伪装成pdf文件或在pdf文件中寄生。

因此，外贸业务员把报价单制作成pdf文档之后在邮件中发送，客户的邮件系统就不会把邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件，邮件就可以顺利进入客户的邮箱。

当然，每个公司、每个产品的报价单都有所不同，但内容基本一样。

二： 如何报出合理的价格

几乎每一次报价客户都会说高，跟单新手在对产品不是很熟的时候，常常被动地马上降价，虽然会说明理由，如“很期望跟您合作”“我们很重视您并且愿意跟大公司合作”，但这样轻易降价之后，客户依然会认为你的产品价格比别人的高，而且也会因此失去很多客户，所以，一定不要轻言降价。非要降价时必须做到以下4点。

①每一份价格都要经过仔细核算，不要报得太离谱。

②每一份报价单都要做完整，有公司的抬头等信息，这样至少客户会认为我们很认真，不要直接在邮件里给一个价格，这样客户不方便保存，也不易查阅。

③每一份报价单都包含相关产品完整的规格。

④每一份报价单都要有期限，可以设定为一个月或两个月。

小提示

不轻言降价的前提是熟悉自己的产品，熟悉每一个生产环节的成本组成。知道了这些，就知道了价格底线在哪里，就不会盲目报出超高价格。价格一旦报出，决不轻言降价。

三： 报价后要做什么

(1)发送报价单后及时通知

在检查报价单准确无误后，可以通过E-mail及时发送给客户。如果客户规定了发送方式与时间，就按客户要求进行。在报价单发送后，一定要及时通知客户接收，并告诉对方在有效期限内做出回应。

(2)报价单一定要留底

价格报出去了，自己一定要留底，可以设计一份表格来管理所有的报价，表单名称可按客户名来分类，这样当客户在未来的某个日期来函要求对价格进行调整时，就能回顾当时的报价，了解当时报价的基础，再根据现时情况进行必要调整。