1)参展记录簿
参展商在展前应设计类似的参展记录簿，可将收到的名片订在上方，并记录名片上没有的沟通信息，便于登记和展后追踪。
参展记录簿也是展中管理销售线索的有效工具。建议将参展记录簿以50页/本编码印刷，每位展台人员领取后登记编码，展中强调收到名片后一律登记于册的规范动作，展后回顾时统计客户数。
2)现场面谈记录表
此表用于现场与客户交流中使用，目的是了解客户对我们产品的具体兴趣和专业知识。参展商应根据自己产品和市场的特点、专业客户的关注点、产品的规格和匹配性设计出专业的产品面谈记录表，也可以将此表印在上述参展记录簿内。
展台人员在接待客户时可以将表格拿在手上，采用多重选择方式打勾，自己边问边填写或请客户填写几个相关栏目。这对外贸新手也是十分有用的。
3)录音笔记录
录音笔是展会中与客户进行沟通的有效记录工具。目前市场上出售的便携式录音笔品种很多，大部分都有较强的功能，建议购买可以连续录16小时以上内存的、能分别设立100个文档功能的录音笔。
在展中，与客户交换名片后，即可打开录音笔报出客户的名字和国家开设文档，结束后关闭或连续开设第二个文档，同时接待第二位客户。这种方式在展位繁忙时段使用特别有效。
所有的当天录音记录必须在当天晚上结合名片做功课，按上述现场信息记录要素整理录音文档，逐一登记到参展记录簿上以便展后个性化跟进销售线索。
4)利用主办方客户注册系统信息
去国外参展时，不少主办方为参展商提供读卡器服务(买家注册时，每人都会拿到带有电脑芯片、条形码、磁条、穿孔卡片或计算机编码的资料卡，注册信息收集于此，包括买家基本信息：姓名、公司、地址、电话、传真和其他相关资料)，参展商不妨利用此高科技管理系统轻松便捷地收集来到我们展位买家的背景信息。
特别提示
避免拿到客户名片后在名片背后记录信息或将名片直接放入收集盒内，这会冒犯客户，显得十分不专业。
给有兴趣但不愿等候的参观者建立登记簿，记录潜在客户信息，以便展中和展后追踪。记录要尽可能准确，书写要清晰分明以便于统计。
