常言道细节决定成败,做外贸行业,更是如此。由顾客开发、沟通到下订单、交货等,中间环节很多,容易出现的漏洞也很多,所以,外贸人员必须足够细致,把关好每一个环节。总结出20位外贸人员容易忽略但绝对不能忽视的细节。
沟通:
1.与客户沟通时,如果不了解客户,定要请他人帮忙翻译,或以其他方式确定顾客的意向。
2.与客户沟通时,情绪、话题、概念和生理应与客户协调。
3.如遇紧急情况,用电话沟通后,再以邮件的形式将电话中提到的问题发送给客户。
4.与客户沟通时,仔细听,不要插话是最基本的要求。
5.善于运用自己的计算机应用技术,提高沟通效率。
交往:
6.在与客户沟通时,要时刻注意自己的言行举止,符合商务礼仪的要求。
7.在国际交往中,握手是最基本的礼仪。
8.如顾客来访,必须事先安排顾客的行程。
9.如有问题,必须及时找出问题的根源,并为客户提供解决方案,而不只是道歉或逃避。
10.及时记录客户提出的问题,并安排相关人员快速解决。
11.接待顾客时,要注意客面门,左为上,让顾客有被重视、被尊重的感觉。
12.对客户进行分级或分类处理,主要集中在重点顾客、大顾客上。
13.利用市场调查和社会调查收集客户相关数据,提供更好的服务。
邮件:
14.对于超过2MB的附件,需要先压缩,然后用邮件发送。
15.如果客户的邮件内容有五点,回复邮件时也要按点回复。
16.在回复或转发邮件时,务必记住签名,另外,发送开发信件时还必须有签名和联系方式。
17.发送给客户的EXCEL表格必须首先打印预览,并调整格式,以便于客户打印。
18.发送给客户的邮件必须内容简洁明了。另外,字体,字号,甚至标点都要保证正确。
19.向客户发送报价时,必须注明报价的有效期和相应的支付方式,并在邮件中说明。
20.存储文件时,文件名称应有规定,如Quote-#12345-ABC。