在客户来访前，业务员必须认真、细致地做好相关准备工作，针对客户来访目的，业务员和工厂应根据公司相关流程和制度做好安排。
1.了解客户
对于老客户，通常业务员已经对客户的情况有一定了解。但对于新客户，业务员必须详细了解清楚客户的实际状况和来访的真正用意。如果发现客户公司实体并不存在或者是和本公司的产品相似的同类型公司，必须谨慎对待。如果确定客户是真实、有效的客户，就要获取尽可能多的有用信息，例如，客户的联系方式、所在国家、公司性质、公司规模、主营产品、市场影响力、现有合作公司等。在客户来访前，业务员可以自制一张来访客户背景调查表，如表4-1所示，并通过各种方式和途径，获取表格中所需要的信息。一般不建议业务员直接对客户抛出一系列问题让客户回答，因为这样会显得没有礼貌。业务员可以通过以下方式自行收集客户资料:
(1)利用 B2B 平台上的客户信息:
(2)登录客户的公司网站了解客户的背景;
(3)利用搜索引擎寻找客户在网络上留下的踪迹;
(4)利用Linkedin等社交媒体挖掘客户信息;
(5)仔细分析和客户之前的沟通记录，尽量深层次地了解客户需求;(6)如果新客户是由老客户介绍的，可以通过老客户侧面了解新客户的情况。
2.用车安排
客户来访之前，业务员必须根据来访客户的人数提前两天提交用车申请表，以便尽早安排好车辆接送客户，如表4-2所示。
3.参与接待人员对接
根据前期的沟通，业务员基本上能够了解客户此次来访需要会谈的主要内容。为此，业务员应提前一天和相关技术人员及有关领导做好沟通，并请相关技术人员在接待时给予协助和支持。同时，应提前将客户来访信息汇报给部门负责人，以便准确把握客户意图，保证会谈进程顺利进行，并对可能出现的问题加以分析和判断。更重要的是，客户来访前应根据客户级别通知部门负责人、副总经理或总经理，以确定参与谈判的人员，如需要高层领导参加，必须提前告知管理层，以便确认高层领导的时间安排。
4.资料准备
客户来访前，业务员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关资料，例如，会谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、模具开设情况，以及与该客户往来的重要邮件、相关合同、报价及其他资料。有关产品的技术参数、使用说明等应事先与相关技术人员联系，以确保无误。业务员应就这些信息和部门负责人及副总经理进行事先沟通，以促进谈判的顺利进行。更重要的是，在谈判前，业务员应对拟会谈合作的产品情况进行充分了解，以便在谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。
5.必备用品准备
客户来访的前一天，业务员应事先告知行政部来访人数、需要准备的矿泉水、咖啡、水果、纸杯、便签纸、笔等的数量，展厅、会议室、多媒体室的使用时间，是否需要国旗、礼品、横幅/欢迎牌及其他要求，以便行政部做好会议准备工作。行政部应该在客户进入会议室前将所有准备资料和用品准备到位。
6. 备用金准备
为保证客户来访期间的资金充足，业务员应根据来访客户人数、到达时间等信息事先按照相关手续从财务部预借部分备用金，以便招待客户或用于其他事宜。
7.就餐准备
客户来访之前，应根据客户考察的时间情况合理安排就餐，如果客户当日返回，中午应宴请客户，如果客户次日或隔日离开，午餐可从简，晚餐则建议由部门负责人或副总经理参与，宴请前应提前做好预订。
