在国际贸易中，合同的签订往往只是合作的开始。由于各种客观或主观原因，合同内容在履行过程中可能会发生变化，需要进行修订或调整。此时，合同的其他条款或贸易安排也会随之变动，这个过程需要买卖双方通过协商达成一致，最终形成新的方案。然而，合同的修改不仅仅是双方意愿的体现，更涉及到未来可能出现的纠纷，因此，妥善保留相关证据尤为重要。
保留书面证据的重要性
合同在修订和更改的过程中，使用的任何书面或电子形式的交流记录都应被保留。这包括邮件、电话记录、面谈笔记等。这些证据能够有效证明双方的真实意图和具体约定，从而在日后出现争议时为债权债务关系和法律责任的确认提供依据。
遗憾的是，许多企业在实践中并未意识到书面证据的重要性，未能妥善保存相关文件，导致日后可能陷入法律纠纷时处于被动。例如，一些企业口头达成协议，却未能及时形成书面文件，或在变更合同条款时未能详细记录相关过程，从而埋下隐患。
案例分析：忽视书面证据的后果
某国内出口企业甲曾向俄罗斯出口一批皮革制品，合同规定付款条件为“生产前支付70%的定金，余款30%在收到传真单据7日后支付”。货物如期送达俄罗斯后，买方却迟迟未支付剩余款项。甲公司随后向其投保的出口信用保险公司报损并申请索赔，但保险公司在处理过程中发现了多个问题：
出口合同中约定的货物价值为12,027.42美元，而实际开具的发票金额仅为8,514.89美元；
合同中规定的价格包含运费，但发票价格的条件却变成了FOB（离岸价），即由买方承担运费；
买方在应付款逾期后曾与甲公司达成口头协议，变更了支付方式为“货物出口后30天内支付余款”，其中还包括了甲公司代垫的运费及滞期费。
在后续调查中，保险公司发现甲公司曾按照买方要求降低了发票金额，并且擅自更改了合同条款，但这些重要的合同变更均未有书面记录。由于甲公司无法提供买方违约的书面证据，保险公司无法核实实际情况，因此拒绝了理赔请求。
问题分析与教训
在该案例中，甲公司未能获得保险公司的赔偿，关键原因在于其未能保留书面证据，导致无法证明买方违约的事实。做低发票金额、更改支付方式等均为合同的重要变更，双方在达成共识后应当形成书面协议。然而，甲公司未能按照规范保存证据材料，最终使得保险公司难以确认债权，从而无法理赔。
这一案例警示我们，在贸易中，特别是在合同修改和变更过程中，保留书面证据是确保权益的重要措施。无论是合同的初始签订还是后续的修改，都应通过书面文件进行确认，并妥善保管相关资料，以便在发生争议时能够有效维护自身权益。
