在外贸业务往来中，客户要求发送邀请函的情况较为常见。然而，并非对所有客户的邀请请求都应立即答应，需要谨慎分析判断，以确保公司的利益和资源得到合理利用。正确处理客户邀请函的问题，对于维护客户关系和保障业务顺利开展具有重要意义。
一、案例背景
客户信息：英国客户，自 2013 年 6 月开始与公司就一个项目沟通，期间送过样品且根据要求改进三次，客户均满意但未成单。客户对中国熟悉，每年来华拜访众多供应商，是 “中国通”。
邮件内容：2017 年 2 月 7 日，业务员例行跟进时，客户回复要来中国并直接提供护照信息要求发邀请函，计划 3 月来华停留十几天。
二、邮件分析要点
资格与辈分考量
客户非首次来华，此前邀请函有人办理，此次要求公司出具的原因不明。按常理，已合作或更有优势的供应商更可能办理，公司在这方面不具优势。
客户此次停留时间长，将拜访多家供应商，包括已合作的，公司作为未合作过的供应商，从顺序上轮不到发邀请函。
成单可能性评估
样机通过测试已过去两年，三年多沟通跟进中无明显下单迹象，此次客户来公司是顺道拜访，非专程下单，成单可能性不高。
风险因素
发邀请函存在风险，按惯例谁邀请谁负责。若无十足成交把握，不建议轻易发送，以避免潜在风险。
三、回复策略与技巧
拖延与引导：邮件回复中先表示已将信息提交管理办公室等待确认，同时引导客户尝试找其他公司办理，既不直接拒绝，又为客户提供处理途径，拖延时间让客户自行考虑。
表示欢迎：对客户的拜访表示欢迎，展现公司的友好态度，维护客户关系。
暗示实质内容：最后提及见面细节待时间确定后再详谈，并暗示客户来谈实质性内容，提醒客户公司关注订单，在委婉拒绝邀请函的同时，为后续业务沟通留下伏笔。
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