在对外贸易工作中，邮件沟通至关重要。然而，许多外贸人在撰写邮件时会犯一些常见错误，这些错误可能会影响业务沟通效果。
错误一：邮件内容过长
客户每天收到大量邮件，时间有限。一封冗长且表意不明的邮件很可能被直接删除。一般西欧客户处理一封邮件仅需 2 - 3 秒，因此要确保邮件内容简洁明了，避免长篇大论。
错误二：没有明确主题
主题不明的邮件易被客户忽视或删除。好的主题应能清晰呈现邮件核心内容，避免过于宽泛、推销意味过重或有欺诈之嫌的表述。要在简短语句中回答 “我们是谁？我们为什么联系你？我们想给你带来什么？” 这三个问题。
错误三：自我介绍过长
冗长且自吹自擂式的自我介绍会浪费客户时间，降低其阅读意愿。自我介绍应提炼重点优势，并体现对客户的价值。
错误四：炫耀英文水平
商务邮件不是英语考试，应遵循 KISS 原则（Keep it short and simple），用简洁的词汇和句型准确表达内容，避免使用冷僻词汇或复杂句式，以方便客户理解。
错误五：字体奇怪别扭
商务邮件需保持字体协调统一，一般采用黑色或蓝色、大众审美的字体。过度使用夸张字体、颜色或样式会让邮件看起来不专业，影响阅读体验。适当的强调可以有，但要注意适度和规范。
错误六：主动语态过多
商务邮件中应主动语态和被动语态并用。开发信面对潜在陌生客户，需让内容显得客观，因此要适当使用被动语态，避免通篇使用主动语态带来的主观感。
错误七：提问毫无意义
开发信中的提问不应让客户陷入简单的 “是” 或 “否” 回答，这可能使谈判陷入僵局。应重点阐述自身优势和产品价值，引起客户兴趣。
错误八：随意添加附件
初次发开发信时，添加附件易使邮件被国外服务器拦截或识别为垃圾邮件。尽量使用纯文本或 Mail Group 模式，如需添加内容可在收到客户回复后进行。
错误九：插入各种链接
第一封开发信应尽量避免插入复杂链接，以免邮件被屏蔽。若必须添加网址，如企业官网，可在签名栏取消超链接。
错误十：语气过于生硬
邮件文字易给人冰冷感，撰写时要注意语气委婉温和，避免使用生硬、命令式的语句，可多使用礼貌词汇，提升客户阅读体验。
