外贸客户来访的整个会谈流程主要分为观看视频了解公司的基本情况(如有)、参观展厅(如有)、公司介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分可以相互交错或同时进行，但需要注意以下几点。
(1)客户落座及所有参与接待人员坐定后，主接待业务员(该客户对应的业务员，同时也是会议的主持人)应起身先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍公司的参与接待人员，介绍完毕后再用中文依次向公司领导介绍客户方代表。
(2)人员情况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，配合接待的业务员(次接待业务员)应随时做好翻译协助，以便公司相关人员能够理解。
(3)对于公司介绍，如果没有视频资料，可以由主接待业务员统一按照已经审核确认的PPT向客户演示并讲解;主接待业务员讲解过程中要认真听取客户随时提出的疑问并给予正确解答。没有把握的问题应请相关在场领导给予解答，并同时做好翻译协助。
(4)新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍其所在公司的相关情况，主接待业务员应做好翻译协助。
(5)项目会谈可以在会议室进行，也可以在引领客户参观展厅期间同时进行。在项目会谈过程中，建议公司相关高层领导以适当方式回避，以保证公司领导的最终决定不受谈判内容的影响。
(6)在会谈的全过程中，次接待业务员应随时做好会谈全部内容的详细记录和整理工作。会谈结束后，次接待业务员应立即做好会谈纪要，并请客户和主接待业务员审核确认，双方签字，各保留一份副本。
(7)在客户接待的全过程中，接待人员应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备等，同时负责拍照及录像工作。
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