外贸跟单员除了跟进货物生产与发贷，还需要了解报关流程与准备相关的报关资料。这也是国际贸易中货物可以顺利出口的重要一环。
(一)货物申报
货物申报采用电子数据报关单申报形式或者纸质报关单申报形式。电子数据根关单和纸质报关单均具有法律效力。
1.电子数据报关单申报形式
企业通过电子系统按照《中华人民共和国海关进出口货物报关单填制规范》的要求，向海关传送投关单电子数据并且备齐随附单证的申报方式。
2.纸质报关单申报形式
企业按照海关的规定填制纸质报关单，备齐随附单证，向海关当面递交的申报方式。企业应当以电子数据报关单形式向海关申报，与随附单证一并递交的纸质报关单的内容应当与电子数据报关单一致；特殊情况下经海关同意，允许先采用纸质报关单形式申报，电子数据事后补报，补报的电子数据应当与纸质报关单内容一致。
申报随附单证包括有:①合同，②发票，③装箱清单，④提(运)单.⑤进出口许可证件，⑥载货清单(舱单)，⑦代理报关授权委托协议，⑧海关总署规定的其他进出口单证。
3.申报日期
申报日期是指申报数据被海关接受的日期。
以电子数据报关单形式申报的，申报日期为海关计算机系统接受申报数据时记录的日期；以纸质报关单形式申报的，申报日期为海关按接收纸质报关单并且对报关单进行登记处理的日期。
(二)准备报关单证
为了做到如实申报，外贸跟单员须认真准备，并检查所有申报单证资料，确保提交的单证齐全、合法、有效，以便货物顺利报关放行。报关单证主要包括:
(1)报关单；
(2)合同；
(3)发票；
(4)装箱单；
(5)产地证；
(6)代理报关委托书；
(7)出口载货清单；
(8)代理报关委托协议；
(9)检验检疫证书；
(10)出口货物属于国家限制出口或配额出口的应提供许可证件或其他证明文件；
(11)其他海关监管条件所涉及的各类证件
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