客户购买产品不仅会看价格，还会看其他方面的成本支出与收益。因此，报价单不应只包括产品的价格，还应该涉及产品的包装、价格有效期、付款条件、交货期等，毕竟在外贸工作中，这些因素都会在合作中产生较大的影响。
当客户发来询盘后，我们要如何回复客户呢?写好一份报价单可以促进成交，让客户有进一步与我们接触、了解我们产品的意愿，但是很多外贸员都败在了报价单上，不知道怎么写才能吸引客户，才能满足客户的需求。
于是，为了显示自己的诚意，很多外贸员在写报价单时往往试图以字数取胜，但实际上这种做法是错误的，不仅占用客户的时间，也浪费自己的时间和精力。其实，在写报价单时，外贸员要掌握重点，突出关键点，要知道，让客户看得明白才是最重要的。
当然，如果客户指明了要某种产品的报价单，我们写起来就比较容易。但通常情况下，客户并不会将自己所要采购的产品说得十分详细，这就需要外贸员与客户沟通，了解客户的购买意愿。或者外贸员凭借自己的经验，将产品的粗略报价先报给客户。
此外，客户发来询盘，想要的并不仅仅是产品的报价，通常客户也会关注付款条件、包装情况、交货期、产品的优势等，因此，外贸员在回复客户的询盘时，不必将眼光局限在产品本身的价格上，也可以将客户关注的其他信息报给客户，这样既减少了反复沟通的烦琐，又可以给客户留下一个专业、服务到位的好印象。
首先，在填写报价单时，我们要将产品名称写清楚，是什么型号、什么批次等，并注明价格的有效期。如果你不确定客户需要的具体产品类型，则可以写一个大概的报价，并标明是结合客户所提供的资料而给出的粗略报价，以便在确定具体的产品后可以调整价格。
其次，在外贸工作中，付款条件、包装情况、交货期等都是客户十分关注的问题，也会成为他们综合考量的一部分，尤其是当产品的价格相差不大时，这些条件做得更好自然会更有优势。因此，双方的谈判效率也比较高，外贸员可以将这些内容写进报价单中，突显自己公司产品的优势。
最后，我们还要在报价单中注明产品的等级以及主要的质量参数，让客户对产品了然于胸。或者也可以备注上产品的优势和卖点，以期通过这些来打动客户，促使客户下单。
在填写报价单时，我们对客户的需求了解得越详细，报价就越有针对性，也就越能打动客户，满足客户的需求。所以，多问一问客户需要什么样的产品，然后尽量给出足够专业的报价，客户选择你的概率才会更大。
