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在跨境电商和外贸进出口业务里，函电谈判是最常用的沟通方式，简单说就是通过邮政、电传、传真等书面形式，双方磋商交易细节、达成合作的过程。整个流程有明确的步骤，从最初的询盘探底，到发盘提条件、还盘谈调整，再到接受确认，最后签订合同收尾，每一步都有具体的操作技巧和注意事项，直接影响交易的顺利推进。

(1)询盘

询盘又称探盘，是指谈判一方大致地询问另一方（或多方）是否具有供应或购买某种商品的条件，只是了解一下供求情况，以衡量一下对方的实力和需求。具体而详尽的交易条件是在双方沟通的基础上进一步磋商。询盘多由商品的买方发出，但卖方也可根据自己的需要发出询盘。

询盘的目的主要是寻找合适的买主或卖主，而不是同买主或卖主正式进行谈判，不具有约束力。因此，在询盘时要注意如下策略。

①询盘的对象既不能过窄，也不能过宽。过窄难以了解国外市场情况，过宽则会失去焦点。

②询盘的内容既要能使客户进行工作，提供报盘资料，又要防止过早透露销售或采购数量、价格等意图，被客户摸到底细。

③在书面洽谈的交易方式中，询盘还应注明编号以加速国外复电、复函的传递，并说明应报货物的种类和价格条件，并且对于商品品种、规格、型号、技术要求务尽其详，以免进口商品不符合要求。

(2)发盘

由买卖双方中的一方向另一方提出交易条件和要求，所以发盘有两个关系人，一个是发盘人，另一个是受盘人。若一项发盘是由卖方发出，卖方就是发盘人，而买方就是受盘人反之亦然。按照发盘人在受盘人接受发盘后，是否承担订立合同的法律责任来划分，发盘可分为实盘和虚盘。

(3)还盘

还盘是指受盘人在接到发盘后，不能完全同意发盘人在发盘中所提的交易条件，为了进一步磋商，对发盘提出修改意见的一种表示。受盘人一旦还盘，原发盘即失去效力，原发盘人也不再受原发盘的约束，还盘也就成了新的发盘。

一封完整的还盘应包括以下内容。

① 确认对方来函，礼节性地感谢对方来函，并简洁地表明我方对来函的总体态。

②强调还盘条件的合理性并列明理由，如出口方可强调符合市场价格，品质优良，在原料上涨、人工成本提升的情况下，利润已降至最低;进口方可强调订货量大、付款条件你惠等。

③ 提出我方条件，并催促订货或发货。应使用具有说服力的语言，如数量折扣、优康的付款方式、较早的交货期等吸引订货或发货。若我方不能接受对方的条件，则推荐其他想代品，寻求新的商机或委婉暂停交易，保持与客户的关系。

(4)接受

接受又称承诺，是受盘人完全同意对方的发盘或还盘的全部内容所做的表示。根据《联合国国际货物销售公约》的规定，一项有效的接受，应具备下列3个条件。

① 接受必须是由受盘人或特定的法人做出，才具有效力，第三者做出的接受不具有法律效力。

② 接受的内容或条件应与发盘(或还盘)相符，这样才表明就交易条件达成一致。

③ 接受必须在有效期内表示，才有法律效力，过期接受或迟到接受，都无法律效力。

(5)签订合同

签订合同是一场商务谈判的尾声。买卖双方通过交易谈判，一方的发盘或还盘被另一方接受后，交易即告达成，但在商品交易中，通常通过签订书面合同予以确认。

一般来说，大宗商品和重要的机器设备，均须使用正式合同;一般商品或成交额不大的交易，多使用“销售确认书”。书面合同的正本，一般都是一式两份，经交易双方签署后双方各保留一份。