对外贸易商业书信的写作要点有哪些?


对外贸易商业书信的写作并不需要使用华丽优美的词句。你所要做的就是,用简单质朴的语言,准确地表达自己的意思,让对方能很清楚地了解你想说的话。围绕此点,总结了几个方面的内容,希望对撰写商务信函有所参考。

*口语化。


每次书信的往来,都是你和收件人之间的一种交流。人类是感性的,所以你需要在你的信件中体现出感性的一面。但是许多人都有这样一种误解,认为商业信函的写作应该带有一种特殊的“商业腔”,因此,将一封本该充满热情友好的信件写得呆板、毫无生气。它们更喜欢写Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。事实上我们只是简单地去理解,每一次书信往来不就是和对方谈一谈吗?只是把谈话内容写在纸上而已。更多地使用一些简单明了的句子,用我/我们作主语,这会使我们的书信读起来热情、友善,就像两个朋友间的交谈那样简单、自然、人性化。


想像一下,如果你因为不能按时交货而给你的合伙人打电话,你会怎么想?你可以说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。你在电话里这么说了,为什么要将“It is regretted that goods cannot be delivered today”?改为信件?抛开这所谓的“业务腔”,你的信件也要像谈话一样简单、自然、人性化。


*语气强调。


因为你写的书信都是有目的的,你信中所使用的语气语调也要符合你的意图。不妨在写这封信之前仔细想一想,你写这封信是为了达到什么目的,你希望对收信人有什么影响?它是道歉的、说服的、坚定的、请求的。用书信中的语气语调,完全可以表达出来。


*真诚。


无论是在生活中还是在商业上,真诚是最重要和最基础的,所以你的信函也要能充分体现你的诚意。不管怎样,你都要用你的真诚来说话。拿起一封写好的信看一遍,确保如果这个时候对方正在打电话给你,他一定能感觉到你的自然和真诚。


*直截了当


就像你一样,你的合伙人每天都要阅读大量的信件文件。因此,书信必须写得简洁,简短,切题。若内容不符合要求或对信件的目的无益,请毫不留情地放弃。这类内容,不但不能使沟通更顺畅,反而会混淆视听,不但不能引起读者的兴趣,反而会激怒和反感。