专业原则，其中包含了你对客户的了解，即前面的第一个原则。另外还有几个问题需要注意：
信函的组织。销售信函一般包括标题、称呼、引言、正文和结尾。其中标题要和客户的业务相关，但不能是类似于“Sell xxx”这样的让人感觉是垃圾邮件的标题。可以写成类似于“May we help you optimize xxx sourcing?”“Free xxx report”，或者“To save 20% moneyon xxx, do you know xxx?”这样的标题就比“Sell xxx”要好得多。
称呼部分。不要写“Dear Sir/Madam”，这一看就是一个陌生供应商的来信，即使写成“Dear Sourcing Manager”也比“Dear Sir/Madam”强。当然，能够事先知道联系人的姓名更好。
在引言部分介绍完推荐人后，对标题做出简短解释。有时标题不一定能让人完全明白文中的主旨，所以可以在大标题下，用三到四个句子来说明信息的重要性。紧跟标题的精彩解释，会让你的客户渴望读完整篇文章。
在正文部分，你要向读者不断发出这样的提问：什么样的商品或服务适合您？因为客户每天都会被户外的广告牌、广播电视中的广告及直接的邮件狂轰滥炸，所有的广告都是为了销售产品。销售信函其实也是非常明显的销售，但是如果用询问的方式让客户不断回答他们的需求问题，会让他们感到处于主动的位置，有受到尊重的感觉。所以，要使你的信读起来让人感觉是为了提供帮助，而不是一味地卖东西，这样你的信就显得十分突出了。你应该知道，有些客户不纯粹是为了购买产品或服务而购买，而是希望从购买过程中在物质和精神上得到满足。这就是两种销售方式之间巨大的差别。
结尾应建议客户立即采取行动。比如留给客户一个网址，鼓励客户到这个网站上了解更多的信息或者下载某些免费资料。如果你希望他们与你联系或者回复你，你要在信中提醒他们并且提供你的电话号码或其他联系方式。
