客从远方来，我们理应尽地主之谊。作为主人一定要热情邀请和接待海外来访客户，旦有突发情况，都应以积极、正常的心态面对，掌握好分寸，不失礼貌，保持同理心，会给客户留下深刻的印象。俗话说，不打无准备之仗。海外客户来访事宜一旦确定，跨境电商业务员就必须认真、细致地做好相关接待工作。结合海外客户的来访目的，按照公司的相关流程和制度，有针对性地做好准备和安排。
1、明确海外客户的来访目的
提前了解清楚海外客户来访的主要目的，才能相应地做好细节安排。一般来说，根据跨境电商业务所处的不同阶段，海外客户来访的目的会有所不同，比如，寻找可能的供应商，接洽合适的供应商，计划开发新产品，计划对现有样品深入探讨以达成新订单，讨论现有订单的执行情况,等等。
从海外客户访问行程的主要活动内容看，海外客户来访的目的通常可分为以下几种。
①参观考察工厂。这类海外客户主要是通过实地考察工厂，了解公司的生产规模、生产能力、产品品质等基本情况，同时，了解公司的生产体系、质量控制体系和研发体系等。这类海外客户往往是新客户，前期通过网站、展会、其他客户引荐等方式初步了解我方公司，并产生了一定的合作意向，但由于对公司实体情况了解不够深入，因此，实地考察工厂无疑是一种最直接有效的方式。当然，现实中比较常见的情况是，一些海外客户也会通过考察公司的样品间来了解上述情况。
②项目洽谈。这类海外客户来公司进行业务洽谈，往往是和我方相关业务人员已经有过前期的反复沟通，或者在展会上看到过我方公司和产品的整体形象展示。来访者往往是带着订单、带着项目有备而来。来访目的就是讨论并计划合作，主要就相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等实质性问题进行洽谈。这类海外客户通常是重要客户，应该高度重视，因此，接待时不仅要由专业技术人员陪同，公司的主要领导也应参加接待和谈判。
③验货为主，顺便了解我方公司最新发展情况。这类海外客户通常已经和我方公司有了订单，有了一定的合作基础。这类客户来访的主要目的是对产品质量和品质进行进一步确认。同时，来访者往往有洽谈新订单的计划。如果双方沟通和交流比较顺畅，达成新订单的可能性就很大。这类海外客户同样是重要客户，接待时应该高度重视。
④投诉为主，顺便对公司进行深入考察。这类海外客户已经是业务合作伙伴了，但因为履行订单的过程中我方有不妥之处。这种接待的难度较大，处理不当，可能丢失客户。客户来访是加强沟通、解决问题的好机会，应充分利用，高度重视。这样的海外客户不管是顺道而来还是专程来访，更应该借机赢得客户的理解和信任，客观面对问题，积极沟通，有效解决，反而可能会有更好的合作前景。
2.了解海外客户的信息
知己知彼。要尽可能多地了解海外客户。那么，如何了解海外客户呢?现在互联网发展快速，了解海外客户渠道较多，但一定要主动积极、耐心询问、细心倾听和观察。比如，通过海外客户提供的名片可以了解其实力，包括公司性质、经营范围经营能力等情况;在气氛比较轻松的情况下，和海外客户聊些相关的话题，了解海外客户的兴趣爱好、联系方式等:把参加展会、面谈、网络电话、E-mail往来的信息整理出来，不断更新完善，可以更多地了解客户:利用一些贸易、商务类综合网站或行业网站可以获得很多商业信息:利用政府网站海关网站、驻外使领馆等，获取关于企业名录、企业黄页出版物等信息:利用电子商务平台或Facebook、LinkedIn等线上搜索客户信息，了解海外客户所在国家(或地区)的饮食习惯、生活习惯、文化习惯和宗教习俗等:了解客户所在公司的经营实力、经营状况、经营范围、技术水平等:了解海外客户所在公司网站主要是针对哪些产品、哪些目标市场等。此外，作为跨境电商业务员，在接待客户之前，也应该对我方所在城市的文化特点、风土人情等多做些功课和准备，一旦客户问到，可以积极解答，这既是对客户的尊重，同时，在沟通的过程中也能赢得客户的尊重。
3、行程安排的准备
海外客户远道而来，时间宝贵。在海外客户来访之前，应与对方就来访行程的细节进行沟通，做好衔接工作有利于更好地把握整个接待过程的节奏，合理地安排整个接待过程。海外客户确定来访后，跨境电商业务员需要和客户详细沟通，了解客户是否需要提供其来访的邀请函或者相关证明资料等，是否需要协助办理来访入境手续等。一旦海外客户确认来访并已办好入境手续，通常会告诉我方业务人员准确的航班信息，这时应及时进行用车、酒店、住宿等信息的确认。
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海外客户来访事宜函
酒店住宿费用通常由海外客户自行支付，可以询问是否需要协助客户预订酒店，是否需要酒店设置叫醒服务等。海外客户常用www.booking.com预订酒店，酒店的选择应主要考虑方便车辆接送，酒店周边环境安静、自然环境优美等因素。这时也可询问客户是否需要安排车辆接送，业务员可及早安排好车辆接送客户参加会谈、用餐等。提前告知当地天气情况也是比较细心的提醒。有时，海外客户来访可能不是专访一家公司，有可能同时要参观考察几家公司，或者是利用参加展会的机会顺路来访，因此，业务员有必要事先和海外客户沟通确认好，海外客户在考察本公司后，是否需要协助和其他公司的考察联系及对接工作。
4、相关人员的准备
优质的海外客户来访接待工作是一个系统工程。所有相关人员要各司其职。以业务洽谈为例，负责主要谈判和翻译的人员、负责会谈记录的人员，还可以安排一个人负责查缺补漏、端茶倒水等细节服务。
如果通过前期沟通了解到海外客户来访需要进行业务洽谈，业务员应提前将海外客户来访事宜汇报给业务主管，以便准确把握客户意图，保证洽谈进程顺利，并对相关可能出现的问题加以分析和预判，尤其要提前商定谈判方案，如最佳方案、折中方案、妥协方案等，做好出现某种情况的准备和策略。此外，海外客户来访前应根据其级别通告相关人员，以确定参与谈判的人员。和相关技术人员提前做好沟通，给予必要的协助和支持。
5、产品、样品等资料的准备
客户来访之前，业务员应事先准备好产品目录册、公司PPT简介或视频简介，样品及相关材料等，图片、视频、文字等各种资料，报价单、证明材料等。尤其是一份专业、全面的报价单，可以涵盖几乎所有细节。这里不要忘记整理和该客户沟通往来的相关资料，如洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况等，以及与该客户往来的电子邮件、聊天记录的主要内容，相关合同、报价及其他重要资料，有关产品的技术参数、使用说明等，所有这些都应事先与业务主管和技术部门相关人员沟通到位，以利于洽谈顺利进行。更重要的是，在洽谈前，业务员应对拟洽谈合作的产品情况尽可能充分了解，以便洽谈现场能够迅速反应，并随时回答海外客户的提问。
6、参观考察工厂的准备
如果海外客户有意向参观考察工厂，业务员确认好这个意向后，就应做好准备。参观考察工厂之前，业务员要通知车间、实验室等一定要确保工厂环境干净、整洁，尤其是生产中的产品，最好不要直接堆放在地上，要分类摆放好，半成品要摆在货架上。品质控制是从原材料来料开始，一直到生产的最后一个环节，要有QC的检验以及检验报告。总之，要让海外客户明了我方工厂对品质的重视是落实到整个生产环节的。业务员要熟悉工厂的相关人员、设施配备及环境。如果涉及试机或实验，一定做好材料的准备，甚至是提前演练，让海外客户看到他想看到的内容，直到满意为止。
海外客户现场可能会提出问题，如果个别词句没有听懂，要请客户再重复或放慢语速，或者是用笔写出来，尽量不要忽略任何一个细节。如果自己不够专业，回答不好，也没关系，安排可以回答问题的技术人员在现场协助作答，英语方面也可请翻译人员协助或者是借助翻译软件。参观考察工厂的准备要点如表5-1所示。
7、会谈必备用品的准备
海外客户来访的前一天，业务员需要做好会议室布置，提前备好参会人员桌牌、国旗、特色礼品、横幅、欢迎牌等:会谈中可能用到的矿泉水、咖啡、糖果、精致的小点心、茶杯、便签、笔等;请其他工作人员配合在会谈开始之前10分钟把空调打开，并将所有用品(如产品样品、照相机、录音笔、计算机、投影仪等多媒体设施)准备到位。
8、就餐安排的准备
海外客户来访之前，应根据客户的行程和时间合理安排就餐，一定要提前了解客户的饮食禁忌。工作午餐可以从简，晚上宴请可提前征求客户的想法，根据客户喜好，选择中餐、西餐或者当地的特色菜等，参加晚宴人员事先沟通好，预订好宴请的酒店。
