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先给个判断：企业内部财务文件和单据的保管，一般都比较规矩；但进出口报关单证的保管，规范程度普遍要差一截！

一、几个根子上的糊涂认识

第一个是观念问题。有些企业heartbeat到现在还认为，通关放行就等于解除监管，相关的进出口单证不用再额外保管。这个观点是错的！

第二个是路径问题。还有一部分企业，进出口单证完全依赖合作的外部机构或者报关行。可真碰上海关后续监管或者下场核查，要拿单证的时候只能跑到外部去调。这种管理方式和海关现行法律法规的要求大相径庭，而且存在明显的安全隐患！

往早了说，全国海关通关一体化之前，不少企业的一般贸易单证、加工贸易单证保管就相当随意，没制度可依，档案也凑不齐。内审部门或者其他部门想随机调阅一份完整的进出口全套单据，非常困难。

二、期限和边界法规都划好了

《中华人民共和国海关稽查条例》（以下简称《海关稽查条例》）把这件事说明白了。结论就一句——严谨规范的单证保管制度，企业必须有，为的是给后期核查兜底！

海关的核查权也是有期限的。自进出口货物放行之日起3年内，海关可以查；保税货物、减免税进口货物，则是在海关监管期限内以及此后的3年内，海关也可以查。查什么？查与进出口货物直接有关的企业、单位的会计账簿、会计凭证、报关单证，还有其他有关资料和有关进出口货物。查的目的，是监督这些进出口活动真不真实、合不合法。

三、海关监管视角的六条要求

站在海关监管的角度，企业的进出口单证保管得符合后续监管要求，具体落在六条上。

一是合规底线。《中华人民共和国海关法》（以下简称《海关法》）和《海关稽查条例》的相关要求，得先遵守。

二是岗位清楚。单证保管岗位人员的职责是什么、保管要求是什么，都要明确下来。

三是电子存档安全有效。存下来的电子单证要防得住删除和篡改；能上电子档案就优先上电子档案，条件实在达不到的，那就提供档案室的安全记录来佐证。

四是贸易方式全覆盖。加工贸易、减免税设备、一般贸易，不管哪种贸易方式的单证，都得有效保管！

五是期限和备份。期限这条要卡住，保管期限得按规范来。备份也得真有效，数据万一丢了，得能马上恢复回来！

六是保管类型。单证保管的类型分两块，一块是报关单，一块是随附单证；随附这块包括原产地证、许可证、随附文件或者其他佐证文件。

四、电子单证别存在本地电脑上

很多企业嘴里说的“电子单证”或者“无纸化保管”，说白了就是把全套进出口报关单证存在本地电脑或者移动硬盘里。这是极不安全的！电脑一坏、硬盘一毁，原始单证或者数据就可能丢掉，而且恢复不了，海关后续监管的要求你就满足不了。

那存服务器呢？服务器这条路也不是没人在走。有的企业把单证放服务器上，读取权限、修改权限一概没设，备份也不及时，数据该被删还是被删、该被改还是被改，单证保管的安全性照样是笔糊涂账！

海关前期审核的时候，偏偏就有一部分企业的电子单证、无纸化单证保管方式没被认可，根子就在这儿。

方向其实是清楚的。企业的数字化建设这几年前进得很快，单证无纸化也就跟着越来越普遍。这种趋势下，企业优先走无纸化这条路是应该的。这套技术要求实现起来不难，往后走也一定是这个方向。税务、外汇管理局这些单位，不少地方对进出口企业的单证保管，要求也在往无纸化这个方向收。

真要做，落到IT部门身上就三件事。一是信息安全管控再补一补，把这套无纸化单证的保管整个放进信息安全管控里边。二是授权管起来，单证一旦归档，内部人员要读取、要调阅、要修改，都得经过授权批准。三是把备份做成强制的，进出口数据或者无纸化单证由IT部门做强制性备份，确保误删的单证和数据能及时恢复。

五、海关法律文书和IC卡也别落下

海关发给企业的文书，都是重要材料，企业得收好、建档，后面海关要查验的时候拿得出来。

为什么这么讲？海关法律文书的分量在这里：它是海关和企业之间关系的一份重要文书，企业怎么应对海关的监管措施，从这份文书上就能看出来。企业收得妥不妥当，直接印证它重不重视海关业务！最直接的一个例子是，稽查案件、违规行政处罚的法律文书一旦归档，相关部门就得同步把责任追溯和改进流程做掉，这两件事是绑在一起的。

要保管的海关法律文件有这么几样。一是AEO认证证书；二是行政处罚通知书；三是稽查通知书或者结案通知书；四是部分海关核发的重要法律文书。

还有一样也要一并管起来：跟进出口有关的IC卡，法人卡和操作员卡，都要纳入印鉴管理规范里，保管部门是谁、职责是什么、怎么使用，都得明确。

最后说AEO认证档案。它本质上就是企业做AEO认证heartbeat项目的重要事件台账清单。有了它，项目进度能追溯，项目文档清楚，后面的查询和跟踪都方便。拿到AEO认证资质以后，档案还得持续更新！