(一)准备单证
外贸跟单员在投保之前要将以下单证准备好。
信用证——投保人应按信用证上规定的要求投保，保证“单单一致，单证一致"，以便顺利结汇
外贸发票——外贸发票不仅是出口货物的必备凭证， 也是投保时确定保单要素的重要依据， 发票上列明的项目如发票号码、商品名称、包装数量、货物价格都是填写投保单及确定投保金额时必不可少的项目
货运提单——货运提单可以用来明确保险公司的签单日期。虽然所有保险公司都要求进出口货运保险的投保日期应在货运开始之前，但在实际操作中，由于各种各样的原因，常常会发生投保人投保时货物已出运的情况。一般情况下，只要投保人无恶意行为，保险公司会根据货运提单上的出运日期，出具签单日为实际投保日之前的保险单
装箱单——装箱单可以用来明确出运货物的包装方式和包装件数
(二)填写投保单
外贸业务人员办理投保，必须填制“运输险投保单”。“运输险投保单”一式二份，一份由保险公司签署后交投保人作为接受承保的凭证；另一份由保险公司留存，作为缮制、签发保险单（或保险凭证）的依据。
1.投保单内容
投保单的内容包括投保人名称、货物名称、运输标识、船名或装运工具、装运地(港)、
目的地(港)、开航日期、投保金额、投保险别、投保日期和赔款地点等。
2.投保单填写
投保单要如实、认真填写。
(三)提交投保单
在以上事项都准备好后，跟单员就应将投保单与相关文件交给保险公司。保险公司会根据投保内容，签发保险单或保险凭证，并计算保险费，单证一式五份，其中一份留存，投保人付清保险费后取得四份正本，投保即告完成。
(四)交纳保险费
交纳保险费就是投保人根据保险合同的规定，按期如数交纳保险费。一般交纳保险费有一次付清、分期付款、现金支付、票据支付、汇付和托收等方式。
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