1、不要千篇一律
有些工作人员会上网找一些范文，全篇照抄，然后只改动一下名字和展会的地址，就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟家公司做生意，邀请雨可不只收到一封，类似的范文他可能已经见过几百遍、这样的邀请雨缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字,在文中对客户致以问候，尤其是能在文中提一下跟该客户的上次谈话的细节重能加深对方的印象，这样才是一份好的邀请函。
2.附上交通路线
邀请丽中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了，他对展馆的地理位置十分熟悉，但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线则会显得亲切细心。
比如琶洲展馆，一到广交会，周围的交通就十分拥堵。如果客户是开车来的话，可能会在路上耽搁不少的时间。若参展商在信函中告知客户“为了防止出现塞车，耽搁您的时间，建议您可将车停在酒店，选择地铁前往，在琶洲或者新港东站下车即可”，同时附上地铁线路图，这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。
3.邀请时间有讲究
参展商在某个地区可能有不止一个代理商。那么在邀请这些客户来参观展览的时候，邀请时间就有讲究了，应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商，可能就是直接的竞争对手。为了避免引起尴尬，最好是一个安排在上午会面，另外一个安排在下午会面。
4.附上展馆平面图
邀请函里附上展馆平面图，可以让客户更容易找到展位。主办方会提供展馆平面图，参展商可上主办方的官网下载电子版，自己打印或者拿到纸质的图样进行复印，再附在邀请函里。
5.告之天气情况
参观展览的客户来自全世界各地，他们并不熟悉展览所在地的情况。
比如广交会，广州的天气连第一次来的北方人都觉得不习惯。参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户，并附上生活上该注意的细节，则显得细心体贴。例如春交会时，广州正是绵绵细雨的回南天季节，天气十分潮湿，在邀请函里就可以提醒客户要多带衣服，防止衣服未干不够穿的情况出现。
