外贸业务流程是国际贸易中的重要环节,它涉及到与国外客户的交易、沟通、物流等多个方面。本文将详细解析外贸业务流程的每一个步骤,帮助读者更好地了解外贸交易的全过程,为从事外贸工作的人员提供实用的参考。

一、客户询盘与报价

在国际贸易中,客户通常会先向供应商发出询盘,以了解所需商品的具体信息。供应商在收到询盘后,会根据客户的要求制作报价单,包括货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格和柜型等信息。报价单需要用公司抬头,并注明客户信息和报价有效期。

二、接收订单与制作形式发票

客户在确认报价后,会向供应商发送订购单,并要求供应商制作形式发票。形式发票制作完成后,供应商需要发送给客户确认。这一步骤是确保双方在合同条款上达成一致,为后续的交易奠定基础。

三、准备生产订单与业务审批

收到客户的订单确认后,供应商开始准备下达工厂生产订单。业务部按公司流程制作订单明细,与客户订单复印件一起提交管理人员审批,并交由跟单员进行跟进。若公司没有跟单员,则业务员需自行跟进。

四、下达生产通知与验货安排

业务部在确定交货期后,可下达生产通知,以便工厂按时生产。根据客户要求和交货期,供应商需要通知验货员验货。如果客户要自行或指定检验员来验货,需提前一周约好时间并告知计划部;如果客户指定由第三方验货公司或公正行等进行验货,要在交货期前两周与相关公司联系,预约验货时间,并将验货时间通知工厂。

五、制备基本文件与商检

根据工厂提供的装箱资料,供应商制作出口合同、商业发票、装箱单等文件,并交由业务跟单员制作并交给单证员。

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