在下达正式的生产通知单、追踪产品的生产进度和质量之前,业务员通常需要做一些先期的准备工作。以服装跟单为例说明如下。
1.制样及制样跟踪
一般来讲,客户在接受报价后,通常会要求安排备样。
(1)样品样品是能够代表商品品质的少量实物。它或者是从整批商品中抽取出来作为对外展示模型和产品质量检测;或者在大批量生产前根据商品设计而先行由生产者制作、加工而成,并将生产出的样品标准作为买卖交易中商品的交付标准。
样品的种类很多,一般常用的有宣传推广样、参考样、测试样、修改样、确认样、成交样、产前样、生产样、出货样等。其中,产前样(preproduction sample)是指生产之前需寄客户确认的样品,一般是用于客户确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确;出货样是产品已经做好准备出货之前的样品，有些客户就根据这个样品来决定这批货的品质。
此外,在不同的行业还有针对本行业的样品分类。例如,纺织服装中的款式样(pattern sample)、广告样(salesman sample)、齐色齐码样(size/color set sample)、水洗样(washed sample)、船样(production sample/shipping sample)、色样(lap dip)、绣(印)花样(embroidery/printed sample)、辅料样(accessory material sample)等。
(2)选定供应商制样,审查工厂的物料,验收投产前样根据客户提供的原样和资料,外贸业务员需要填写制样单给选定的供应商(生产企业或工厂),要求供应商在规定的时间内出样。
一般来说,款式样主要是看做工，可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行。尺寸和做工则需要完全遵照客户的指示及要求。色样需要留存备份,并要注明客户是在自然光还是在灯光下对色,以免在以后的生产过程中,核对大货的颜色时出现纠纷。如果手头上有客户布样,可以找一些颜色比较相近的布样待客户确认;如果纱样涉及麻灰或烟灰色,最好是让客户指定纱卡上的色号,便于采供部门购纱。在样品涉及印、绣花样时,首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样。特别是绣花,绣花线一定要用正确颜色。印、绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等。如果确有难度，可以与客户沟通，变通安排。
在填写制样单给供应商的同时,还要跟踪供应商的物料品质,填写关于布料、辅料和颜色等的检验和测试的申请,并负责递交测试申请及样品给测试公司以及跟进测试结果。
在产前样制作期间,外贸业务员要联系质量检验人员配合进行商品检验。当产前样完成后,外贸业务员需要根据客户提供的原样和资料进行核对验收，符合要求的寄交客户确认,不符合要求的要供应商重新制作。
2.根据客户要求，出具验厂报告
3.样品意见反馈及样品的确认
外贸业务员将客户对样品的评价反馈给供应商,反馈的内容主要包括样品的尺寸、颜色、物料、包装等。供应商则根据反馈意见重新制样,直至客户最终确认样品为止。
在完成确认样品后,必须由技术检验部门评估,只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送给客户。评估重点有以下方面:所选的材料是否与客户要求完全一致;样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致;样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致;样品的数量是否与客户的要求完全一致;本企业是否有留样。
对于确认的样品,应提供3件,其中,1件给客户,1件给供应商,1件外贸业务员交外贸公司留存。外贸公司的留样是日后生产大货订单的实物依据，可以用来检验工厂产品和出口交货验收产品。
