需要准备的单证主要分为基础单证和特殊单证两部分。
(1)基本单证和文件：报关委托书、出口货物装货单(由船公司签发的)、商业发票(电商卖家签发的)、装箱单(电商卖家签发的)、仓单(仓库保管人签发的)、出口货物合同副本、出口商品检验证书等。
(2)特殊单证和文件：征免税证明、外汇核销单、进出口许可证件、担保文件、国家商务主管部门签发的批准文件、加工贸易手册、检验检疫部门签发的出入境货物通关单、原产地证明书等。
预备单证：进出口贸易合同、进出口电商卖家的有关证明文件。
注意：一般的进出口贸易货物填制报关单只需要基本单证就够了。
14.2.3 查验单证和货物
货物查验也叫海关查验，指的是在接受报关单位申报以后，海关依法核对和检查进出口货物，以确定货物相关情况和报关单上的内容是否一致。
这项工作的目的主要有两个，一是对申报单证进行复核，判断与查证单货是不是相同:二是保证关税依率计征，维护海关征税庄严。
海关查验具体内容主要包括以下几项：进出口货物相关信息，例如名称、规格、质量、包装、重量、唛头等；产品生产国家；进行贸易的国家。
海关在查验货物的时候,通常是在口岸码头、邮局、火车站、机场等地点。如果是比较大宗的货品或者是危险品、生鲜产品，海关也可以在作业现场对货物进行查验。
海关查验分为两种，第一种是彻底查验，第二种是抽查；又或者是分为人工查验、设备查验两种。
一般情况下，海关会根据实际情况来选择查验方式。海关的查验流程，主要包括四个环节。
首先是海关确定要进行货物查验后，现场接单关员打印查验通知单交由报关员。
其次是海关根据人员与岗位安排查验时间，一般安排在第二天查验。
再次是在海关查验货物过程中，出口商的业务员或其授权报关员到场，并按照海关要求负责搬移货物、开拆和重封货物包装。在特殊情况下，海关可以径行开验、复验或取样。
最后是海关查验结束后，由陪同人员在查验记录单上签名、确认。
如果在货物查验过程中海关造成了货物损坏，业务员有权向负责否验的海关提出赔偿要求，不过需要办理相关手续。
我国海关的赔偿范围:仅限于实施查验过程中(之前和之后损坏，海关不赔偿)，由于海关工作人员的责任造成被查验货物的直接经济损失，且以下情况海关不赔偿。
(1)在搬运货物或开封箱的时候，由于不小心致使货物损坏的。
(2)在海关正常工作时间内，那些易失效、易腐的货物自己失效、变质的。
(3)货物的正常磨损。
(4)在海关进行查验之前就已经损坏的货物。
(5海关查验以后才损坏的货物。
(6)因为不可抗力造成的货物损坏。
在海关查验环节中，业务员或报关员也应当在场协助查验人员工作，随时答复海关人员的疑问，提供海关要求的相关单证，配合海关的查验活动。同时，在查验人员发现货物出现问题时，报关员应该积极配合海关进行调查。
