备货在整个贸易流程中起到举足轻重的重要作用，须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下:货物品质、规格，货物数量，货物的包装，备货时间等。
建议将要求做一份详细的列表(产品名称、型号、规格、数量、包装要求、交货期等)发给工厂，并电话确认工厂理解上没有错误，以保证工厂可以按时按量按质交货。是否以合同的方式和工厂确认订单，可以自己酌情处理。
备货过程中一定要跟进，不要付了订金就不管了，等到要发货了才联系工厂。同样一批货，你催得急，工厂就做得快，你不着急，工厂也不着急，这是常理。不管客户是否催着要货，你都要跟进生产进度，催促工厂尽快交货，宜早不宜迟。
在跟进工厂生产进度的同时，拍产品照片给客户，一方面让客户确认货物，有问题及时改正，另一方面也可以让客户放心。
包装是备货的重要部分，在和客户确认订单的时候，要根据货物及客户要求确定合适的包装，并通知工厂。根据货物的不同，主要有纸箱、木箱、编织袋等包装形式。如果有现成的包装照片，最好发给客户确认一下。对样品单和小额订单，不提供特殊的包装印刷，使用空白的包装即可(不是什么都不写，要有品名、长宽、注意事项等)。对大的订单，可以按照客户要求对包装进行印刷(先和工厂确认是否能提供包装印刷)，如印制客户L0OCO、公司名称、联系方式等客户要求的内容，在实际印刷前和客户确认。
唛头(Shipping Marks) 是一种运输标记，可以便于识别货物。防止错发货，方便客户提货之用。 收货一定要有唛头，整柜货物最好有唛头，有一个主唛头，可以用不干胶打印后贴在外包装箱上；唛头可以使用公司简称、客户公司简称成者其他容易识别的文字即可，不用太复杂。合同中若未规定，可自行设定唛头，然后通知客户。尤其是散货，必须制作唛头，不然会给客户提货造成不便。
对于外包装相同的不同货物，最好在外包装上用笔做一下不同的标记(如用产品型号)，以便客户分别，如HITM01代表红色T恤衫，HTM02代表蓝色T恤衫。若有时间，可以对同型号产品做箱数标记，如HTM01-001代表型号为HIM01的产品的一号包装箱。将这些标记通知客户知悉。
