(一)外贸跟单员的定义
外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物的生产加工、装运、保险、报检、报关、结等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随，“跟单”中的“单”是指合同项下的订单。而外贸跟单中的“单”，则是指企业的涉外合同或信用证项下的订单付于外贸业务员来说，外贸跟单员是协助他们开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。
外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止，中程跟单是指“跟”到装船清关为止，全程跟单是指“跟”到货款到账、合同履行完毕为止。外贸跟单按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单。外贸跟单按业务性质可分为外贸公司跟单和生产企业跟单。
(二)外贸跟单员的工作范围
外贸跟单员的工作范围非常广泛，既涉及企业(外贸公司和生产企业)生产过程和产品质量控制的事宜，又涉及与外贸业务有关的其他部门(如海关、检验检疫部门、货物运输机构等)的事宜。在协助外贸业务员的磋商谈判(报价)，以及与客户签订合同后的确认样的制作、生产过程、报检报关、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等阶段，都会有外贸跟单员的身影。
(三)外贸跟单员的工作特点
1.较强的责任心
外贸跟单员的工作是建立在订单与客户基础上的。订单是企业的生命，没有订单，企业就无法生存;客户是企业的“上帝”，失去了客户，企业就不能持续发展。而订单项下的产品质量，是决定企业能否安全收回货款、保持订单连续性的关键。因此，执行好订单、把握好产品质量就需要外贸跟单员具备敬业精神和认真负责的态度。
2.协调与沟通
外贸跟单员在眼单工作过程中，对内需要与多个部门《如生产、计划、检验等部门)沟通，对外需要与商检、海关、银行、物流等单位打交道、协调处理在跟单工,作过程中遇到的问题，其协调与沟通能力直接影响工作效率。
3.节奏快、变化多
外贸跟单员的工作方式、工作节奏必须适应客户的要求。客户来自世界各地，有不同的生活方式和工作习惯，因此外贸跟单员的工作节奏和工作方式必须与客户保持一致，具有高效率和务实性。另外，不同的客户需求也不同，而且这种需求因为产品不同而有区别，这些都需要外贸跟单员有快速应变能力。
4.综合性和复杂性
外贸跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性、复杂性。外贸跟单员对外执行的是销售人员的职责，对内执行的是生产管理协调工作，所以必须熟悉进出口贸易实务和工厂的生产运作流程，熟悉和掌握商品知识和生产管理全过程。
5.涉外性和保密性
外贸跟单员的工作是围绕外贸订单进行的，订单具有涉外性，且其在跟单过程中要与国外客户沟通，理解并贯彻他们对合同履行的要求，从而保证订单的顺利执行。
在外贸跟单员的跟单过程中，涉及客户、商品、工艺、技术、价格、厂家等信息资料，对企业来说，这是商业机密，对外必须绝对保密。外贸跟单员必须忠诚于企业遵守保密原则。
