在国际贸易中，商业发票与装箱单和提单一样，起着至关重要的作用。对于大部分交易情况而言，客户只要拿到提单、商业发票以及装箱单这三份文件，基本上就能够顺利地完成清关收货工作。
商业发票与装箱单并没有固定的格式要求，这给予了卖家充分的自主设计空间。卖家只需确保其包含一些必要的信息即可满足实际需求。商业发票一般应涵盖出具人信息，这明确了发票的来源方；抬头部分则为接收发票的对象提供了准确指向；开具日期有助于确定交易的时间节点；发票号的设置便于管理和核对，尤其要注意发票号码应与产地证上的发票号码保持一致，以确保整个贸易流程中的文件一致性。
此外，交易条款的明确，如常见的 FOB 等，能够清晰地界定买卖双方的责任和费用划分。货物名称的准确描述是必不可少的，它直接关系到货物的识别与确认。价格与数量的详细信息则为交易的核心内容提供了关键依据，让双方对交易规模有明确的认知。而其他过多的信息在很多情况下往往是冗余的，对于实际的贸易操作并非必需。
装箱单同样有着特定的信息要求。出具人信息的明确，确保了装箱单的来源可追溯。抬头部分与商业发票类似，为接收方提供了目标指向。开具日期同样为贸易流程提供了时间参考。货物名称的准确列出有助于快速识别货物种类。包装箱数的明确对于货物的数量统计和运输管理至关重要。
毛重和净重的详细信息为货物的重量核算提供了依据，同时也关系到运输成本的计算和运输方式的选择。体积信息则在货物的空间规划和运输安排中发挥着重要作用。需要注意的是，如果货物是散货，装箱单上的体积与提单不一致通常情况下并不影响清关。这是因为提单上的散货体积是由收货仓库人员测量所得，而厂家测量的结果往往与之存在出入。
为了提高工作效率并节约打印炭粉等资源，许多企业在实际操作中会尽量精简商业发票和装箱单的内容，只包含上述基本信息，而不会出现任何额外的冗余信息。例如，在假设支付方式不是信用证而是电汇的情况下，某公司可以向外商提供最为简洁的商业发票和装箱单，以满足贸易流程的实际需求，同时也提高了工作效率和降低了成本。
