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1、订购函写作的注意事项

(1)订单必须标注编号，订单编号将来在相关信函、各种单证、发票上都要进行标注，非常重要。

(2)对要求订购的货物的描述要明确、具体，如品名、尺寸、颜色、货号、数量等，以免卖方发错货。

(3)写数字时，注意用“,”来分开整数与小数，如 USD15.99;用“,”分割千位以上数字，如1,500.00pes.，USD1,000,000.00等。

(4)除了价格、包装、支付、保险、船期等条款，还要注意写明双方事前协商好的条款，如有迟交货物或质量低劣等情况时的惩罚条款。

(5)大多数公司会使用印制订单，这样的订单有一定规制，包括数量、货号、价格等栏目，一是便于填写，节省时间;二是便于将来核对，不易有疏漏。

2、拒绝信写作的注意事项

(1)拒绝订单时，除非因对方信誉不良，无意与其交易，一般来说，还是想要维持对方对自己产品的兴趣，因此即使无法接受订单，也要及时回复，措辞上注意礼貌得体，并要给出充分合理的理由，亦不可由于无货而对对方置之不理。

(2)如因无货拒绝订单，可视情况向买方推荐合适的替代品;如因对其他条件有异议而不能接受订单，可返回磋商环节，进行还盘，经过协商，双方如能达成协议，则能成交新单。

3、合同写作的注意事项

(1)注意合同的固定范式。

(2)注意合同格式、条款的完整性。

(3)注意合同语言的特点，要准确、严谨、清楚、正式等。

(4)合同一旦生效，就具有法律效力，对合同各方当事人都具有约束力,因此拟写合同时必须非常谨慎、仔细，表述必须准确、清楚，并且要注意不违反相关法律法规。