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1.撰写备忘录之前组织好自己的想法和观点

确保所有重要信息都包含在文件中。试着以有效的方式组织信息，这样备忘录就能很容易地传达它的用意。

2.懂得并遵守备忘录写作的基本格式

写备忘录需要遵守的一些基本规则是:信头应该包括日期、发信人的姓名、收件人的姓名以及主题标题。尽可能把备忘录的主题标题写清楚。

3.确保备忘录易于理解，并能激起目标受众的快速反应

尽量保持你的写作风格简单，用易于理解的语言表述传达信息。还可以在需要的地方使用括号和编号列表。

4.避免使用表示个人观点或想法的表述

个人观点或想法只会使你的备忘录更长，因此重点应转向主体。任何与备忘录目的不直接相关的信息，都不要在文档中出现。

5.了解目标受众

文件阅读对象的不同导致写作风格也会有所不同。尽量采用一种更能吸引读者的独特的写作风格。

6.收信人的名字要包含进去

在发送备忘录之前，检查一下名字列表。如果遗漏任何重要的名字，可能会出现沟通中断、带来进一步的错乱，以致备忘录信息传递的目的可能没达到。

7、注意语法、拼写和标点

备忘录中的小错误可能导致误解，进而引起不必要的麻烦。此外，任何一个小错误都会让你看起来不那么专业，导致目标受众可能不会认真对待。