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做好外贸进出口生产跟踪，是外贸业务员的核心工作之一，核心目的就是确保订单产品能保质、保量，在合同和信用证规定的交货期内顺利装运出港。实操中需借助合理工具把控生产进度，同步跟催客户供料、妥善处理订单变更，若出现交货期延误，也要及时沟通协商，最大程度降低风险、维护客户关系。

一：跟踪生产进度的工具

外贸业务员在下发生产通知单或与生产工厂签订加工合同后，为了更好地把控进度，必须要求对方提供一份“生产进度安排表”，然后根据该表对生产情况进行全面的跟踪。

同时，外贸业务员应通过生产管理部的生产日报表了解每天完成的成品数量，对生产讲度加以跟踪控制，最好制作一个跟踪表格。

在生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，外贸业务员一定要及时将情况反映到企业高层，以找到解决的办法。同时，为了跟踪产品的质量问题，有时候，外贸业务员要亲自到生产车间去检查产品质量、查阅产品质量检查报告。外贸业务员应多与各生产部门沟通，让它们能更明确地了解客户的意图，使生产更顺利，更好地满足客户的需求。

二：客户供料跟催

有的客户要求使用自己的物料，如彩盒、说明书或贴纸等。在这种情况下，外贸业务员一定要跟紧客户的供料。

当收到客户寄来的物料后，外贸业务员需交仓管点数、品管验收。当品管提出物料有异常时，需将异常情形传真给客户处理。

三：客户订单变更的处理

客户下单后，有时会发生临时更改订单的情况，如更改数量、型号、包装要求。

①确认更改。外贸业务员收到客户的更改通知后，应先确认更改内容是什么、工厂能否接受、工厂现有生产条件能否满足。如果是工厂不能完成的修改，则要同客户协商采用其他方法或本批货不修改。

②书面通知相关部门。如果是工厂可以完成的修改，那么外贸业务员应第一时间以书面的形式把更改的内容通知相关部门，特别是生产部。

在订货通知单发出后，如客户临时有数量、交期或技术要求等变更要求。外留业务员应将此要求分发至各单位。变更后的订货通知单应加盖“已修订”字样，并标记取消原订货通知单的号码。外贸业务员应在分发新单的同时回收旧单，以免发生混滑。如果是客户修改订单的产品型号、规格，则视同原订单变更，依变更流程处理，外贸业务员应根据新订单发出“订货变更通知单”。

四：交货期延误的处理

当发现有交货期延误的迹象时，外贸业务员应立刻与客户联系，寻求妥善的解决办法。

1.己方工厂原因。如果是己方工厂的原因，比如因待料、技术等问题导致延迟出货，外贸业务员应先从生产管理部了解新的交货期，再以传真或电话的方式告知客户，在取得客户同意之后，更改订单交货期。如果客户不同意交货期延迟，或者取消订单，外贸业务员可与客户协商工厂负担部分运费或其他杂费，即通过做出让步以取得客户的同意。

2.部分订单客户供料不及时。比如，当客户未提供应提供的包装材料、网印材料时，外贸业务员应以电话或传真的方式追踪客户的材料。