大部分的中小企业，产品无论在质量和价格上与同业相比都没有什么太大优势，特别是在同类产品集中产区尤为明显。比如整个县几十个工厂都是做圆珠笔的，哪家产品都一样。这种情况下，外贸部门能拚的只有“客户服务”了。做好客户服务，首先要了解自己的产品，在开发客户的时候能第一时间回复客户的询问，提供尽可能翔实的产品资料。所以，“一个人的外贸部”第一项基本工作就是把现有的产品整理出数据，建立数据库，包括照片、产品尺寸和装箱资料。
这种工作看似基本和简单，实际上很多工厂都没有做过，产品没编号，价格要临时间老板，照片是拷贝别人的，也记不清一个外箱能装多少，尺寸重量如何……因此建立完整的数据库是当务之急。建立数据库的同时，自己也能尽快了解产品，发现自己过去没有注意到的知识盲点。产品知识越丰富、专业，越能赢得客户信赖，这是常理。另一方面，完整的产品数据库也是一种宝贵资料，对自己个人的事业发展也是个筹码，这是后话了。
建产品数据库，懂电脑有条件的可以做个管理软件，没条件的话就用Excell搞个表格也行。
作为配套，建立起外贸部门的样品间，尽量收集齐全样品，编号管理。
同理，建立客户资料数据库，包括联系方式、成交记录等。
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