如今，电子邮件已经成为现代商务最重要的交流方式之一。不少商务人士还使用公司域名的邮箱。对于跨境电商来说，电子邮件也十分普及，比较正式、重要的内容都会通过电子邮件进行传达。商务人士用公司邮箱发送的邮件与私人信件有很大的区别，具有职场电子邮件方面的新问题。
(一)关于主题与标题
标题是一封邮件的眼睛，它能起到提纲挈领的作用，通过标题可以看出这封邮件的主要内容，以方便收件人判断出事情的轻重缓急。所以，一定不能出现空白标题，这是最失礼的。标题要简短，不宜冗长，不能太大或太空，要反映文章的主要内容和重要性，绝对不可以含糊不清。
(二)关于称呼与问候
邮件的开头一定要有问候和称呼，这个称呼虽然可以不像普通书信那么正式，但是也要能表现出发邮件人的谦逊有礼。称呼需要拿捏好尺度，在邮件的开头要称呼收件人，这样既显得礼貌又可以提醒对方，这封邮件是面向他的，要求做出一定的回应。在有许多收件人的情况下可称呼“大家”“A!”。如果收件人有职位，要以职务尊称称呼对方，如“xx经理”，如果不清楚职务，要分清性别，称呼“xx先生”“xx小姐”。
(三)正文
正文简明扼要，行文通顺，如果具体内容真的很多，正文里应该只是做简单的介绍，然后将具体的说明单独写一个文件作为附件发送。如果事情为复杂，可以用“1、2、3、4、5”的方式列几个段落进行说明，并保证每个段落简短且清晰，因为没有人愿意看没有分段的长篇大论。
正文应行文通顺流畅，多用简单常用的词汇，使内容能清晰地表达出来，要尽量避免晦涩难懂的词语，也不要写让人拉动滚动条才能看完的邮件。在正文中，不要随意用大写字母、粗体、斜体、颜色字体来进行重点提示，这样会影响阅读，过多的标识会让人根本找不到重点。
(四)附件
电子邮件中有时会有内容较多，或者有表格、图片等特殊文件，这时，就需要用到附件功能。使用附件应该要注意，应在正文中提示收件人，这是一封有附件的邮件。附件命名应该用有意义、有指向性的名字，不可以用错误或含糊不清名字。当有多个附件时，正文中应该对附件进行简单的说明。附件数目最好不要超过4个，附件过多时可以打包压缩成一个文件。如果附件的形式比较特殊，应该在正文中说明其查看的方式，以免影响其使用。若文件过大，可分为几个小文件。
(五)语言的选择和汉字编码
在跨境电商中，经常会使用外文邮件。如果收件人有外籍人员，应采用英文邮件，若收件人是其他国家或地区的华人，也应该使用外文邮件，由于存在中文编码的问题，中文邮件在其他地区可能显示为乱码。但是，商务人员应该记住，语言只是一种沟通的方式，而不是用来炫耀和锻炼语言能力的。语言上应尊重他人的习惯，给外国人应主动发外文的邮件，但如果对方发了中文的邮件，就没有必要自作聪明地回复外文的邮件了。
(六)署名与日期
邮件的结尾应该带有署名，也可以适当地加上公司、地址、电话等信息。一般情况下，署名的字体应该比正文的略小一号，在名字的下一行也可以注明日期。但在跨境电商的背景下，有时差问题时，不标注时间也没有太大的问题。
