外贸企业在收到客户的正式订单，特别是收到客户的定金或者信用证后，就可以准备安排生产了。国外客户的订单一般都是英文版本， 外贸业务员需将英文订单进行整理，转化为企业内部可以理解的中文订单，并录入企业内部系统或下发至有关部门。
英文订单转为中文订单
客户下订单后，外贸业务员应在第一时间将英文订单转化为中文订单，或是转化成企业内部的订单格式，同时与相关部门核对品名、规格、数量、交期等，并将订单信息立即录入企业内部系统(如ERP系统)或下发至有关部门。如对客户订单有不清楚的地方，如产品描述不准确、产品货号错误等，应立即发邮件给客户进行沟通与确认，待客户确认后，再转化为中文订单。
将订单中产品英文描述转化为中文，连同产品数量、交货期下发给相关部分备料生产。注:在下发订单时，要注意订单价格保密。
小提示
订单最终确认的另一个重要指标是客户定金到账(如30%定金)或开来信用证，特别是同客户第一次签订合同时，需要客户预付10%~ 30%的定全。如定金或信用证未到位，外贸业务员可下发订单给计划部门计算用料情况，但要书面通如采购部“所有物料采购等通如”，以避免客户因各种原因未能最终履行订单而给企业造成损失。
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