外贸开发信在国际贸易中起着重要的沟通作用，以下是撰写外贸开发信的注意事项。
一、内容长度适中
客户浏览邮件的时间很短，每封邮件大概只有 2 至 3 秒。所以开发信内容不要过长，避免英语表达不佳又加上几个 MB 的附件，否则开发信效果不佳。
二、明确主题吸引客户
写开发信时少用形式化标题，要有能吸引客户的明确主题。
三、避免长篇大论介绍
开发信应突出产品优势，不要长篇大论地介绍公司背景等无关内容。例如可写明为知名公司供货来侧面体现产品质量和价格优势。
四、不要炫耀英文水平
外贸开发信要 “简单，简单，再简单”。少用冷僻生词和复杂语法从句，多模仿国外客人表达方法和语法习惯，让小学生都能看懂。写完后多读几遍，检查可删减和优化的地方，少用第一人称，多用被动语态。
五、少用奇奇怪怪的字体
写外贸开发信及邮件常用字体有 Arial、Verdana、Calibri、Times new roman，颜色以黑色、蓝色为主。不要用夸张字体、醒目的颜色和各种特殊格式，以免让客户不舒服。
六、减少主动语态使用
国外客户邮件中很少用第一人称，多使用被动语态。
七、避免无意义问题
开发信不要问毫无意义的问题，应直接介绍公司、产品、优势和供货业绩等，让客户对公司有初步了解。
八、最好不附图片和附件
开发信邮件容易因附件和图片被国外服务器拦截。
九、尽量不插 URL 链接
不要在开发信中插入公司网址链接或在邮件签名中加入链接，易被拦截，可在客户回复后再插入。
十、语气不能生硬
开发信语气不能过于生硬，要常用 Please、help、Kindly、could、thank you、appreciated 等词，增加亲和力。
十一、记录整理客户信息
对发过开发信的客户信息要记录整理，对回复的客户重点跟进，分析未回复客户的原因。
十二、考虑时差
写开发信最好计算好中国与客户所在地的时差，在客户上班或即将上班时发送，提高回复概率。
小提示：对于暂时未下订单的客户要保持联系，如假日问候、推荐新产品等，保持友好关系，让客户有需求时首先想到你。
