从上到下，即从一张单证的最上面的项目开始，做完上一行的项目再做下一行的项目，碰到一行有多个纵向项目，则要遵循从左到右的原则。这样有两个好处，一是不会轻易把需要改动的项目漏改；二是把整张单据划分成单元小块完成制作可以提高精确度。
在缮制单证时，每个公司都有其一套固定格式，通常每次都会套用固定格式，但在套用的同时，容易出现“应该修改的项目却没有改过来”的错误。比如同一种商品不同订单批次的出口单证，可以套用相同格式、抬头、品名的单证模板，但由于是不同批次订单，票据在日期、数量和编号等方面会有细微的差别，这些差别往往很容易被忽略。但是只要奉行从上到下，从左到右的原则来缮制单据，并在这个原则下切实做到“心想、口读、限盯、笔点、尺比、逐行逐字母一一核对"，基本上就可以避免这方面的错误。
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