在各种单证缮制或获取完毕后,跟单员应对单证再次全部审核一遍,确保单证的最终质量及安全收汇。审单的要求与制单一样,都应根据信用证、合同条款规定的内容进行准确、全面、及时的审核,达到“单证一致、单单一致”。
审单的具体操作方法常常因人而异,下面将审单工作(横审、纵审)大致悄况加以说明,仅供参考。
1.排列单据审核顺序
将审单记录表( Check Memo)放在桌面右边,把单据放在桌面中间,单据的顺序是:汇票→商业发票→包装单.…倒数第三个是保险单、倒数第一个是提单。要有固定的开头次序和固定的末尾次序,中间次序任意,然后把信用证放在桌面左边。
2.横审
(1)信用证如有修改,应以修改条款核对有关单据。
(2)将信用证从头到尾地阅读一遍,每涉及一种单据,立即与那一种单据核对,以确认单证一致。
(3)阅读信用证内容,并与单据核对,发现不符点立刻记录在审单记录表上。可在记录文字后面写上“改” “加” “补”等字,待改妥时,在这些字上画圈表示改妥,无此不符点了。绝不要在核对整个信用证完毕后,一次写出发现的全部不符点,那样做很容易遗忘个别的不符点。当全部的“改” “加” “补”都已画圈,就表示单据全部改妥相符了。
(4)审完的单据翻转放置在桌面中间未审单据前面,待全套单据审完,将已经翻转放置的单据翻过来即可恢复原状。
3.纵审
纵审的目的是要达到单单一致。经过横审和纵审没有发现不符点,或发现不符点已经改妥,即可确定单据全部相符。纵审的操作要领为:
(1)以发票为中心,与其他单据挨个核对,先将被核对的单据阅读一追,然后与发票的相同资料核对是否一致。
(2)将提单与保险单核对。