在国际贸易业务中，外贸企业收到定金或信用证后便开启备货流程，同时订单处理工作也至关重要。
一、备货工作内容
组织货源与催交货物
企业依据合同和信用证要求，生产加工或从仓储部门组织货源，催交货物。这需要与生产、仓储等相关部门紧密协作，确保货物按时供应。比如，若生产环节遇到原材料短缺等问题，需及时协调解决，保证生产进度不受影响。
货物核实与验收
对货物的加工、整理、包装和刷唛情况进行核实，确保符合合同和信用证规定。同时，对应交货物进行清点和验收，保证货物数量准确、质量合格。对于包装，要检查其牢固性和标识的准确性；刷唛应清晰可辨，符合运输和客户要求。
二、中文订单处理
及时转化与分析
客户下单后，外贸跟单员需尽快将英文订单转为中文订单，并专注分析订单内容。与相关部门仔细核对品名、规格、数量、交期等关键信息，对不清楚之处及时与客户书面确认。待客户确认后迅速打印中文订单并下发。这一过程必须高效且准确，避免因订单信息错误或延误导致后续问题。
明确发放范围与规范要求
中文订单需在顶端明确显示发放范围，格式清晰准确，让各相关部门知晓。同时，订单中应使用准确清晰的语言，避免模糊表述，防止误解。并且在右下角外贸跟单员要亲笔签名，增强订单的责任明确性。
三、定金与信用证未到位时的处理
若定金或信用证未到位，可先下发订单让计划部计算用料，但需书面通知采购部 “所有物料采购等通知”。这样既能提前做好准备工作，又能避免因客户最终未确认订单而给企业造成不必要的物料采购等损失，保障企业利益和业务顺利推进。
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