在交货期前一周，外贸跟单员需通知工厂第三方验货员将来厂验货相关事宜。若客户亲自或指定人员验货，需在交货期一周前约客户查货并告知生产计划部日期。若客户指定第三方验货公司或公正行等，要在交货期两周前联系预约时间，确定后通知工厂。
![外贸跟单员接待客户及第三方验货流程与要点]()
准备工作要点
明晰验货标准
若合同规定客户或第三方验货，订货后外贸跟单员应向客户或第三方验货公司索要验货标准。
熟知验货内容及程序
在正式验货前，验货员会询问订单完成情况、已完成数量、已包装成品数量、未完成部分进展及完成时间等，还可能查看生产过程，并拍照记录货物堆放及点数情况记录在验货报告备注中。
拍照核对箱唛头和装箱情况与落货通知书是否一致，若未装箱会询问纸箱情况并检查纸箱唛头、尺寸、质量、清洁度和颜色等，通常会让工厂先装一箱检查。若纸箱未到则询问到达时间。
称货物毛重、测量外箱尺寸并与落货通知书核对。
在验货报告上填写装箱资料，如内盒与外箱装货数量，并检查纸箱打包及封箱情况。
按指示进行摔箱测试。
抽样检查外箱破损、内盒情况。
检查产品破损情况。
按标准数量抽查货物。
拍照记录货品包括不良品及生产线上情况。
核对货品与签办、菲林片是否符合要求，如颜色、商标等方面。
检查彩盒情况。
检查货品原料及油墨是否无毒。
检查货品零件安装情况。
检查货品功能是否正常。
检查货品是否有安全隐患。
检查货品及包装的清洁度。
检查货品存放情况。最后填写验货报告并告知工厂不良品情况，让工厂负责人签名及注明日期。
接待与配合验货
通知工厂在验货日准备好货品并派人协助搬运、开箱等。
安排熟悉标准和沟通能力强的人全程陪同。
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