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外贸企业办理出口货物退（免）税申报时，单证备案主要提供两种实操管理方式，企业可结合自身运营条件自选归档装订或登记标注存放地址，但单证一律禁止交由员工个人保管。若企业存在信用评级偏低、办税登记时间短、账务体系不完善或存在税务违规前科等六种情形，两年内只能选用装订成册的备案方式。备案资料优先留存原件，复印件使用需补齐签字与公章核验手续，相关资料由企业自行留存保管，常规保管时效固定为五年，期间不得私自销毁处置。

一、备案可采取两种方式：

第一种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》。

第二种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

但对有下列情形之一的，自发生之日起2年内，出口企业申报出口货物退（免）税后，必须采取第一种方式备案单证：

1.纳税信用等级评定为C级或D级。

2.未在规定期限内办理出口退（免）税登记的。

3.财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的。

4.办理出口退（免）税登记不满1年的。

5.有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的。

6.有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定的其他行为的。

二、备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符并加盖企业公章的复印件。

三、除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。保存期5年。