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外贸业务敲定货代和运价后，业务员需主动配合货代推进出货事宜，尽量提前安排各项流程，给货代留出充足操作时间。从订舱、货物进仓、递交报关资料，到核对提单、结算费用、打印报关单，每一步都有规范操作步骤。同时还要避开节假日和周末影响，尤其长假时段要提前规划、备好应急方案，避免海运出货出现衔接脱节问题。一般来说，过程如下：

1.向货代订舱。

2.货代发货物进仓通知。

3.整柜货物的，货代安排集装箱拖车；拼柜货物的，按照货代进仓通知的指示按时送货至指定仓库。

4.把报关资料（即报关所需的合同、发票、装箱单、委托书、报关单、申报要素及其他所需单证）及时交给货代，委托货代报关。如果是自己报关的，则按照货代规定的时限内完成报关。

5.核对提单内容，把客户对提单的种种要求告诉货代，请货代按照要求制单。货代以最后确认的内容出具提单。

6.船开后，货代通知所需费用，并出具运费发票。要及时付消费用，取得提单。

7.货物通关放行后，可到中国国际贸易“单一窗口”打印报关单。

一般提前一周向货代订舱，提前两天完成货物进仓和报关事宜。

其中需要格外注意的就是节假日和周末的影响。因为报关出运需要出口方、货代、码头、海关等几方操作，节假日和周末特别容易造成配合与联系上的脱节。尤其春节、“五一”“十一”长假，是海运出货最容易出问题的时段，而一旦出问题就没法及时解决。因此外贸业务员在与客户订立合同的时候，最好避免在长假内出货。实在需要假期内出货的。

外贸业务员首先把“官方机构”的衔接工作在假期前解决，同时与货代、工厂之间保持密切联系，索要经手人的手机号码等应急联系方式，预先理顺操作环节，预计可能的意外并准备必要的应急预案。