(1)人员配备：如果条件允许，即使是标摊，也最好能组织两人以上参加，好处在于当一人四处走动时，另外一人可以选择留守；或当客户较多时，不至于忙不过来。假如预算实在有限，也可以只由一人参与。
(2)签证资料的准备：一旦展位确定，就要向主办方索要邀请函原件(注意很多展会主办方会在寄件时只使用平邮方式，而平邮在中国寄丢的概率非常高，为确保能按时收到邀请函，建议用快递到付的方式，派自己熟悉的快递公司前去取件，虽然费用较高，但能确保万无一失)。美国签证用不着等收到邀请函，可以先与领事馆约定面签时间，欧洲签证比较容易(注意一定要按要求备齐所有资料)，东南亚则可以请旅行社代办。
(3)预订机票：一般只有出行日期一个半月前左右才能知道机票的价格，所以要把准时机，及早预订，并问好退票费用，这样即使签证未拿到，损失也不会太大。如为素食者或有特殊饮食习惯的少数民族，要在至少3天前(太早也不行)向航空公司预订素餐，否则就有挨饿之虞。
(4)列出所需物品清单及来源，譬如可分为向主办方指定单位租赁或自行购买。
(5)联络运输公司，安排运输事宜；注意如使用展会指定运输商，展品外包装标志必须按其要求，标明展位号码及公司名称等资料。
(6)在weather.com上查询所去城市参展期间的天气，以便准备相适应的衣物。
(7)委托客户或在网上预订酒店，离展会越近越好，最好步行能到达，尽早预订的话，不仅能及时订到理想的酒店，还能拿到相对理想的折扣。
(8)做好行程安排，与客户约定展会期间或之后的见面时间；根据行程再预订前往其他地区的机票和酒店。
(9)向所有可能会去观展的客户发送电子邀请函。
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