参展企业基于参展目标，根据参加展会所需要具体实施的项目的各项经费进行初步预算。预算制订过程中，参展企业要根据时间节点，对每个阶段的参展花费进行综合平衡。参展费用按用途可分为以下六类，在撰写参展计划中时，对这些费用要进行适当预算，并且分时间段列表显示。
一、基本费用
基本费用主要包括展馆场地租赁费、电费、参展商入门证、停车证的费用等。该部分费用可以向展会主办方或企业主管进行咨询。
二、展台搭建、装修费
具体项目可以分为以下几类：(1)展台设计、图纸制作费；(2)硬件设备购买或租赁费用.包括展架、展具、谈判桌椅购买或租赁；(3)软装用品设计和制作费，包括墙纸海报、地面设计与制作；(4)现场施工搭建费用，包括用电设备租用、通信设备租用等。
三、展台服务和宣传费用
展台服务和宣传费用属于公关费用开支，涵盖面很广，包括会刊、新闻、媒体宣传、摄像、礼品制作等。对于这块费用，不管是真实参展企业还是模拟参展企业，一些宣传小册子、摄像、礼品制作等费用通常是必不可少的。
四、展品运输费、垃圾处理费
展品运输费和垃圾处理费属于运输费用，涵盖展品在运输过程中的包装、运输、装卸、仓储和保险等，此外还包括展后展台清运产生的费用。一般而言，展品运输费依据展出地离参展企业所在地的距离、展品大小计算确定。如果是距离较远的大型机械展品运输，一般选择集装箱海运，时间节点的控制变得尤为重要，如果早到，意味着仓储费用的增加；如果时间太紧，展期内就有可能无法及时运抵，影响展出。对垃圾处理费，事先与展台搭建公司签订合同时就应明确，谁建谁拆。真实参展企业这方面的费用通常是和展台搭建公司签订合同确定；而模拟参展企业通常是自己将垃圾清理到展会规定的地方，所以这方面的费用不需要作为预算写进计划书。
五、人员费、差旅费
人员费、差旅费不仅包括参展人员在展出地的食宿交通开销，还包括参展人员的补贴和奖励。这块费用是企业参加展会时比较大的一块支出，如果展会离自己单位很近，通常可以自已派车过去，但也要考虑一天的住宿费；如果展会离自己单位较远，那么不仅要考虑火车和飞机的费用，还要考虑展品托运的费用。
六、其他费用
其他费用是以备不时之需的准备费用，一般占总参展费用的5%左右。
