不论是给客户发邮件介绍产品的信息，还是与客户讨价还价，抑或是解决客户的疑惑，这都需要外贸员具备一定的专业素质，对自己所要推销的产品有深入的认识。因此，外贸员既要掌握写邮件的技巧，又要逐步提升自己的专业能力。
对于外贸人来说，一封好的邮件不必像写文章一样辞藻华丽，但应有清晰的结构、精简的内容，这样客户在打开邮件后才会有继续读下去的欲望，不会因为没有耐心而关掉邮件页面。
要内容精简。
很多外贸员在写邮件时都会尽可能多地将公司信息、产品信息介绍出来，看起来多而全，但是没有重点，客户往往看了很多，还是找不到要点，找不出这款产品的价值。
其实，很多客户想看的只是一个结果，因此，外贸员只需要将重要的信息写出来，让客户一目了然就可以了。比如一封报价的邮件，外贸员只需要将产品的属性、价格、包装、最小起订量、付款方式、交货期等信息按照一定的格式写出来就可以了。例如:
Dear Tom,
Thanks for your inquiry for xx.(感谢您对某种产品的询问。) Please find the quotation as follows(报价如下):
Item(产品型号/批次):xx
Specification (属性):xxxx
Price(价格):xxxx
Package (包装):xxxx
MOQ(最小起订量):xxxx
Payment(付款方式):xxxx
Leading time (交货期):xxxx
Looking forward to your reply.(期待您的回复。)
Joe
另外要重点突出。
在精简了内容后，邮件看起来也会比较整齐。但是有些产品的工艺、流程等比较复杂，当客户比较看重这些时，外贸员就无法再省略，但在写邮件时还应能让客户捕捉到关键点。此时，外贸员就可以通过一些细节方面的调整来设置，比如，将关键词句换一种字体或者加粗、描红显示等，给客户一个良好的阅读体验。
总之，邮件的形式要看起来美观、清晰，给客户一个良好的视觉体验，让客户阅读起来顺畅无障碍，并保证内容精简、重点突出，帮助客户标记出重点，让客户因为一封邮件而对你刮目相看。
