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一旦客人确定来访，必须要确认好时间和地点，并安排好来回的行程和接送车辆等。一定要把事情尽量做完美，招呼周到，这样才能给客人留下深刻的印象。

Dear Michael，

Thank you for your prompt reply! It is OK for us on 2" Feb.Could you please advise your flight No. ? We will arrange the pick-up at Shanghai Hongqiao airport and drive you to Hilton hotel after meeting.Kindly let me know if any change about your trip.

Thanks and best regards ，

Peter

一般来说，外贸函电的写作要遵循3C原则: Clearmess ( 清楚)，Concise-ness(简洁)和Courtesy (礼貌)。不仅要有条理，而且不能太长，也不能生涩难懂。要把复杂的事情，用几句简单的话总结出来，而且让看的人不觉得疲惫，一眼就明白你要表达的意思，这才是好的邮件需要体现的。

邮件除了称呼和落款，尽量要控制在3段，5-8句话，不宜过长。在视觉上，“橄榄形”的邮件是最佳的，即中间段的文字略多于开头和末尾。

以上就是讨论地点和时间的邮件撰写技巧，希望对您有帮助。