备货是进出口企业根据合同或信用证规定，向有关企业或部门采购和准备货物的过程。目前在我国有两种企业:一种是生产型企业，另一种是贸易型企业，它们的备货过程各不相同。
生产型企业备货是向生产加工或仓储部门下达联系单(在有些企业称其为加工通知单或信用证分析单等)，要求该部门]按联系单的要求，对应交的货物进行清点、加工整理、包装、刷制运输标志以及办理申报检验和领证等项工作。联系单是进出口企业内部各个部门进行备货、出运、制单结汇的共同依据。对于贸易型企业，如果该企业没有固定的生产加工部门，那么就要向国内有关生产企业联系货源，订立国内采购合同。无论是哪种类型的企业，在备货工作中，都应注意以下几个问题:
1.有关货物问题
(1)货物的品质、规格。应按合同的要求核实，必要时应进行加工整理，以保证货物的品质、规格与合同或信用证规定一致。
(2)货物的数量。应保证满足合同或信用证对数量的要求，备货的数量应适当留有余地，万一装运时发生意外或损失，以备调换和适应舱容之用。
(3)备货时间。应根据信用证规定，结合船期予以安排，以利于船货衔接。
2.有关货物的包装问题
出口货物要经过长途运输，中途还要经过多次搬运和装卸，甚至多次转换运输工具。为了最大限度地使货物保持完好无损，应注意如下出口包装问题:
(1)尽量安排将货物装运到集装箱中或牢固的托盘上。
(2)必须将货物充满集装箱并做好铅封工作。
(3)集装箱中的货物应均匀放置且均匀受力。
(4)为了防止货物被盗窃，货物的外包装上不应注明识别货物的标签或货物的品牌。
(5)由于运输公司按重量或体积计算运费，出口企业应尽量选择重量轻的小体移包装，以节省运输费用。
(6)对于海运货物的包装，应着重注意运输途中冷热环境变化出现的潮湿和冷凝现象。即使有些船舱有空调设备，但仍可能导致货物受损。采用集装箱运输通常可以避免绝大多数货物的受潮现象。
(7)对于空运货物的包装，应着重注意货物被偷窃和被野蛮装卸的情况，特别是易损货物，应用牢固的箱子包装。鉴于飞机的舱位有限，对于包装尺寸的要求，应与有关运输部门及时联系。
(8)随着技术进步，自动仓储环境处理的货物越来越多，货物在运输和仓储过程中，通常由传送带根据条形码自动扫描分拣。因此，应注意根据仓储要求，严格按统一尺寸对货物进行包装或将货物放置于标准尺寸的牢固托盘上，并预先正确印制和账放条形码。
3.有关货物外包装的运输标志问题
正确刷制运输标志的重要性主要反映在如下四个方面:一是符合运输要求和有关国家海关的规定;二是保证货物被适当处置;三是掩盖包装内货物的性质;四是帮助收货人识别货物。因此，在运输标志的准备上应注意以下内容: .
(1)刷制运输标志应符合有关进出口国家的规定。
(2)包装上的运输标志应与所有出口单据上对运输标志的描述一致。
(3)运输标志应既简洁，又能提供充分的运输信息。
(4)所有包装上的运输标志必须用防水墨汁刷写。
(5)有些国家海关要求所有的包装箱必须单独注明重量和尺寸，甚至规定用公制，或用英语或目的国的语言注明。为此，应注意有关国家的海关规定。
(6)在运输包装上的运输标志尺寸应大小适中，使相关人员在一定距离内能够看清楚。根据国外的通行做法，就一般标准箱包装，刷制的运输包装字母的尺寸至少为4厘米高。
(7)运输标志应该在包装箱的表面都刷制，以防货物丢失。
(8)除了在外包装上刷制运输标志之外，应尽量在所有的货运单据上标注相同的运输标志。这些单据包括:内陆运输提单、海运提单或空运单、码头收据、装箱单、商业发票、报关单等。
