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单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述等。具体制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生成。

除了制单者人为错误以外，因为外贸过程中环节甚多，不同部门的操作中难免会有疏漏误差，或因情况改变而导致的错误。比如，原定出货100箱，也按照这个数量制作了商检和报关，可实际装运的时候发现仓库记录错误，实际发货量只有98箱，或者是在装卸过程中损坏了2箱等。

对于这样的情形，可以视情况灵活处理。信用证项下操作的，完全依据信用证进行制单；非信用证的，根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。

所谓将错就错，就是虽然与实际不符，仍按照事先约定的条件制单，因此造成的影响另外与客户协商解决。比如，在货物短少的情况下，仍按照全数来缮制单证。这多见于信用证项下，对单证准确性、完整性要求严格的情形。关于信用证项下单证错误的处理，我们在后面的信用证一章中将专题讲解。

所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。

此外，因为报关等数据失误，导致实际收汇和报关金额不一致，会影响核销。一般的做法，在数额差别不大，比如2000美元以内，仍可以核销。亦可截长补短，把多收的钱弥补其他少收的钱，把账目做平。

最后，还有一个可能会犯的低级错误，单证遗失。