邮件回复的工作流程优化主要可以分为两类:回复时间和邮件内容。首先是回复时间，亚马逊以邮件作为沟通方式，并且给予 24 小时的回复时间。与平台内部的卖家相比，国内卖家会受到时差影响。一般来说，美国买家在当地时间上午 8:00-9:00、下午3:00-4:00这两个时间段打开邮件的概率更高。也就是说，如果在当地时间下午4:00之后发送邮件，那么买家将在次日才会查看，沟通效率是非常低的。在 Facebook Shops 和许多独立站，买家可以获得实时回复，而这也是促进订单转化的要素之一。虽然实时回复对中小卖家而言比较困难，但卖家完全可以将邮件回复的时间进行区分，每隔6~8小时进行一次跟进。
举例来说，很多卖家上班以后第一件事就是回复邮件，但美国此时已经是下午了，时效性明显不够。这时，卖家可以在北京时间22:00进行第一批回复，此时美国太平洋时间为当地 7:00，正好在买家上午查看邮件高峰期之前。在这个时间段，买家完全可以做到实时回复。然后卖家在北京时间8:00再次进行回复，这样可以在避开时差的情况下，最大限度解答买家的问题。
其次是邮件内容。亚马逊会为每个买家分配一个唯一、匿名的电子邮件别名，卖家虽然可以将电子邮件别名作为真实电子邮件地址使用，但无法跳过平台直接与买家建立联系，因此在邮件内容方面满足上述的“6C 原则”即可。在此，推荐多使用短语和短句来表达，这样不仅可以避免句子过长产生语法错误，还可以通过精练的表述在短时间内吸引买家，提高阅读效率。一些有条件的卖家还可以直接采用电话沟通等方式与买家建立联系。
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