注意邮件字体、颜色等样式
切勿在对外邮件中使用中文的宋体、仿宋、黑体等字体,如果使用中文字体,对方收到后可能会显示乱码。英文邮件宜用utf-8 编码,字体用 Verdana,Arial,Helvetica,sans-serif等。外国人崇尚个性、简洁,最喜欢的颜色是黑色(很多外国客商更倾向于使用有灰度的黑色,并非纯黑)、蓝色或是青色等冷色调颜色,需要突出的内容喜欢用红色、黄色、紫色等暖色调颜色。另外,外国人喜欢用小字号,一般控制在8号到14号左右。重要的内容可以用粗体或者用大写,但不要通篇使用大写字母。两段中间要空一行,这样可以方便阅读。如果正文涉及的事情比较复杂、繁多,可以用类似1、2、3、4的序列号分段列明。
附件的应用
尽量不要使用附件,但大的文件通常可以放到附件中,比如合同文本、形式发票、产品照片等。在外贸中经常使用word、excel、pdf格式的文档,注意版本不要太高,比如尽可能使用word2003,如果使用word2007,对方的 word 版本过低的话,可能接收后打不开。第一次联系客户时,除非客户在询盘中提出,最好不要主动附上图片,以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。